可能是做這一行做久了就容易有職業(yè)病,經(jīng)??吹铰愤叺膹V告牌就會品頭論足一番,坐電梯時看到別人不錯的電梯海報就會點評一下,每天看到領英新聞的時候都能一下找出來有哪些錯別字或者措辭不當,甚至開年終總結報告的時候某個部門領導的報告我都會在心里找出來一二三點bug,因為我覺得細節(jié)決定成敗。有人就會開玩笑說,大丈夫不拘小節(jié),其實這是一種錯誤的認知。Ma化teng經(jīng)常因為一個錯別字大半夜的讓員工修改方案; 某知名企業(yè)的百萬年薪高管曾經(jīng)因為PPT做的太丑而被辭退。這些,就是赤裸裸的例子。
大丈夫不拘小節(jié)的意思不是讓你不注重細節(jié)。
某個下屬發(fā)的郵件不規(guī)范了,某個人發(fā)過來的excel表格太亂了,這些我都會去跟我的團隊去強調(diào),甚至包括文件的命名都要給出統(tǒng)一的格式。 因為你不會理解一個人發(fā)郵件密密麻麻沒有邏輯沒有重點,標點不規(guī)范會有多讓人沒有興趣去閱讀,要多花多長時間;你也不會理解一份沒有排版的excel表格會給別人造成多大的麻煩給公司造成多少的損失;你甚至都不能理解,一個文件的命名又如何耽誤工作效率。
舉個最簡單的例子,因為工作的原因,我經(jīng)常會收到很多文件需要審核和修改的,有時候給出修改意見讓人去改,但是改完之后還會給你發(fā)過來同樣命名的文件,這個時候如果我要去下載就會 覆蓋掉原先的版本,最后修改了幾個版本,哪個是最后確認的都不知道,因為你的文件命名不規(guī)范。別瞧不起這些不起眼的小細節(jié),它會讓你的時間在無形中流失。
剛開始來公司的時候聽到同事說每次有人離職,公司的一些媒體資源就丟失很多,當時我還以為是有人帶走沒有交接?后來當我看到他們的excel表格我才知道問題所在。 一張表格密密麻,沒有網(wǎng)格線也就算了,標題和正文分不清也就算了,關鍵是還同一列有的是內(nèi)容A, 有的是內(nèi)容B,Excel表格最大的好處就是對這些數(shù)據(jù)的統(tǒng)計。如果連數(shù)據(jù)都不能做到規(guī)范,還用表格干嘛?寫到這里忍不住趕緊又在部門群里通知了一下團隊務必要使用規(guī)定的模板。
因為本人比較懶,不想做很多瑣碎的工作耽誤時間,所以,這個“懶”的性格造就了我喜歡做模板的習慣。 無論任何文件或者匯報或者郵件,我都要求我的團隊必須按照我要求的格式和我給的模板來做,所有的模板都是形成聯(lián)動的,我可以通過一份文件追蹤到很多內(nèi)容。
舉個例子,我要求我團隊在寫費用類郵件申請的時候標題的格式必須是:Payment Application for +purpose of the budget+channels name+budget+date; 然后我要求他們在記錄各自的費用的時候也使用我制定的費用統(tǒng)計模板,其中一個表頭就是“郵件標題”, 這樣只需要復制郵件的標題就能快速知道這個費用是什么時候申請的,用在哪個渠道的,是用于什么目的的,費用多少等; 如果想要核對明細,只需要復制就能馬上知道答案。
比如,我還要求我的團隊在做工作匯報的時候也使用統(tǒng)一的模板,上面有我需要知道的常規(guī)信息,表格必須都使用同樣的模板。制定標準和規(guī)范是作為一個管理者必備的技能,只有這樣才能管理好自己的團隊。而養(yǎng)成細心,輸出規(guī)范的文件是每一個職場人必備的職業(yè)素養(yǎng)。如果一個部門的管理非?;靵y,沒有一個統(tǒng)一的標準模板,自己給別人輸出的文件都是非?;靵y的,那又如何能要求別的部門來配合你按照你的要求去做事?所以,你的工作不需要別人二次加工是非常重要的。
假如某份文件是從A部門提供的,但是A部門在提供文件的時候沒有做任何的排版,甚至錯誤百出,那么提供給B部門的人使用的時候別人就需要對這份文件進行二次加工,否則就無法對外提供出去,而這份文件也不能保證每次都是只給內(nèi)部去看。 原本屬于A應該做好的事情,但是B要重新去加工,B不是A的助理,所以這樣就導致,同樣一份工作,需要兩個人去重復做,可想而知公司的成本增加了多少。
而作為一個公司的門面,市場部門更應該對自己嚴格要求。因為市場部輸出的任何東西都代表了品牌或者公司的形象,所以更需要謹慎而為之。 可能某個單詞甚至某個圖片細節(jié)沒有處理好都會對公司的形象造成不好的影響。注重細節(jié),工作做漂亮是每一個市場人都要去重點關注的。
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