4個(gè)不同情況下向客戶道歉/致歉的電子郵件模板

在外貿(mào)行業(yè)中，難免會(huì)出各樣的錯(cuò)誤或問(wèn)題，但當(dāng)事情發(fā)生后，無(wú)論你或團(tuán)隊(duì)多么訓(xùn)練有素，仍然可能給客戶帶來(lái)不便。在這些情況下，向受影響的客戶發(fā)送道歉郵件是建立或維持信任關(guān)系的必要條件。

人都有為自己辯護(hù)的本能，希望讓別人相信你所做的只是一時(shí)的錯(cuò)誤，而不是經(jīng)常發(fā)生的事情。這就是為什么我們看到了很多半心半意的道歉，這讓人們感到沮喪。

因此，為了幫助你寫(xiě)一封高質(zhì)量的道歉信給你的客戶，我們精心準(zhǔn)備了4個(gè)道歉郵件模板。另外，你還可以找到如何寫(xiě)給客戶的道歉信的技巧，這樣你就可以修改模板或自己寫(xiě)郵件了。

01 如何寫(xiě)一封給客戶的道歉信

你首先需要知道這8個(gè)道歉信的技巧：

1. 要積極主動(dòng) 與客戶投訴回復(fù)郵件相反，道歉可能是你自己主動(dòng)的。想象一下：客戶收到了一個(gè)有問(wèn)題的產(chǎn)品，然而客戶并沒(méi)有投訴，他們可能只是決定不再?gòu)哪氵@里購(gòu)買(mǎi)。那么，你就需要給他們發(fā)一個(gè)能引起共鳴的道歉信。

2. 承認(rèn)你的錯(cuò)誤 如果你已經(jīng)決定要道歉，就沒(méi)有理由為你的公司辯護(hù)或找借口。只需承認(rèn)你的團(tuán)隊(duì)犯了錯(cuò)，并解釋發(fā)生了什么，不要低估錯(cuò)誤的代價(jià)。

3. 直接認(rèn)錯(cuò) 在 I’m sorry 或 We’re sorry 之后的任何話都有可能否定道歉，比如：I’m sorry you feel this way 可能會(huì)被理解為把責(zé)任推給對(duì)方；I’m sorry if I made a mistake 聽(tīng)起來(lái)好像你沒(méi)有真正承認(rèn)你犯了一個(gè)錯(cuò)誤。最重要的是你要真誠(chéng)地道歉。

4. 避免有權(quán)威性或咄咄逼人 當(dāng)別人拒絕你的道歉時(shí)，你會(huì)委屈和煩躁，但這是他們的特權(quán)。避免使用 Please accept my apology 或 Be advised that our company doesn’t do this often 這樣的短語(yǔ)。你只管真誠(chéng)地道歉，然后讓客戶直接決定怎么想或怎么回應(yīng)。

5. 注入一些自嘲式的幽默（如果錯(cuò)誤不是很敏感的話） 有時(shí)候如果你的團(tuán)隊(duì)所犯的錯(cuò)誤（或給客戶帶來(lái)的不便）并不太嚴(yán)重。在這種情況下，寫(xiě)一封有趣和輕松的道歉郵件也是可以的。

6. 采取行動(dòng)重建被破壞的信任 這是你給客戶的道歉信的一個(gè)重要方面。它表明你不是只說(shuō)不做。在可能的情況下，行動(dòng)計(jì)劃、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償、折扣都是好主意。

7. 由合適的人發(fā)送電子郵件 讓誰(shuí)來(lái)道歉取決于錯(cuò)誤的嚴(yán)重程度。對(duì)于一個(gè)嚴(yán)重的錯(cuò)誤，郵件應(yīng)該由高管或者至少是團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)簽署。對(duì)于不太嚴(yán)重的錯(cuò)誤，可以由團(tuán)隊(duì)成員發(fā)送，也可以用公司公共郵箱（比如：info@company.com）群發(fā)道歉信。

8. 要保持謙虛 即使你遵循上面的提示，你的態(tài)度也可能會(huì)影響道歉郵件的語(yǔ)氣。因此，一定要試著站在客戶的角度去理解他們的感受，或者找其他人來(lái)審查你寫(xiě)的東西。同理心對(duì)于謙遜是至關(guān)重要的。

02 如何使用我們給客戶的道歉郵件模板

我們?yōu)樗姆N不同情況創(chuàng)建了客戶道歉郵件模板：

1. 為一個(gè)嚴(yán)重的錯(cuò)誤向個(gè)別客戶道歉

2. 為一個(gè)小錯(cuò)誤向個(gè)別客戶道歉

3. 為一個(gè)嚴(yán)重的錯(cuò)誤向多個(gè)客戶道歉

4. 為一個(gè)小錯(cuò)誤向多個(gè)客戶道歉

請(qǐng)記?。横槍?duì)小錯(cuò)誤的道歉郵件的語(yǔ)氣是略帶幽默和自嘲的，所以可能不適合你的品牌，請(qǐng)確保修改語(yǔ)氣以符合你公司的口吻。

第11485號(hào)外貿(mào)信函模板 ：針對(duì)一個(gè)嚴(yán)重的錯(cuò)誤向某個(gè)客戶道歉的郵件模板

We sincerely apologize

Hi [Customer name],

I want to apologize for [briefly state mistake 簡(jiǎn)單描述錯(cuò)誤]. Our team tries to offer the best product/service, but we failed this time. I realize we [state briefly the impact your mistake had on the customer 簡(jiǎn)要說(shuō)明你的錯(cuò)誤對(duì)客戶產(chǎn)生的影響] and I’m very sorry.

This was likely caused by [add brief explanation 添加簡(jiǎn)要的解釋], but, regardless, we should have handled this better.

We’re all aware of what happened and will take extra care in the future. As an additional apology, we’re sending you [offering 某種形式的補(bǔ)償]. While we know it can’t exactly make up for the inconvenience we caused, we hope it’ll go some way towards making amends.

Thank you for your patience. Let me know if I can help in any way.

第11486號(hào)外貿(mào)信函模板 ：針對(duì)一個(gè)小錯(cuò)誤向某個(gè)客戶道歉的郵件模板

We screwed up!

Hi [Customer name],

I’m sorry to say we kind of screwed up – we realized we [briefly state mistake 簡(jiǎn)單描述錯(cuò)誤]. Oops!

As an apology, you can enjoy [offering 某種形式的補(bǔ)償].

Have a great day,

第11487號(hào)外貿(mào)信函模板 ：針對(duì)一個(gè)嚴(yán)重的錯(cuò)誤向多個(gè)客戶道歉的郵件模板

We sincerely apologize

Hi [Customer name],

I want to apologize for [briefly state mistake 簡(jiǎn)單描述錯(cuò)誤]. Our team tries to offer the best service, but we failed this time. I realize we caused [generic issues that impacted customers 描述對(duì)客戶們?cè)斐闪擞绊懙钠毡閱?wèn)題] and I’m very sorry.

This was likely caused by [add brief explanation 添加簡(jiǎn)要的解釋]], but, regardless, we should have handled this better.

We’re all aware of what happened and will take extra care in the future. As an additional apology, anyone who was affected by this will be able to [explain offering 解釋你們做出的補(bǔ)償是什么].

Thank you for your patience. We’ll make sure we grow and learn from this.

[Your name]

第11488號(hào)外貿(mào)信函模板 ：針對(duì)一個(gè)小錯(cuò)誤向多個(gè)客戶道歉的郵件模板

We blew it!

Hi [Customer name],

We blew it!

You may have seen that [explain mistake 簡(jiǎn)單解釋錯(cuò)誤] – this was an annoying slip-up on our part.

We’re sorry!

As a way to ask for your forgiveness, we’re offering [offering 某種形式的補(bǔ)償].

We promise to be more careful and eat all our vegetables from now on.

（來(lái)源：紅板磚開(kāi)發(fā)信）

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（來(lái)源：紅板磚開(kāi)發(fā)信）