什么時(shí)間回復(fù)客戶郵件最有效？最有效果以及回復(fù)郵件技巧分享

在國(guó)際貿(mào)易中，與客戶聯(lián)絡(luò)的渠道方式有很多，其中外貿(mào)郵件就是與客戶聯(lián)絡(luò)的重要方式之一。郵件有助于我們雙方交流，了解雙方樣品收寄情況，同時(shí)也可以跟進(jìn)訂單。而這其中回復(fù)時(shí)間、回復(fù)的內(nèi)容都直接關(guān)系到客戶體驗(yàn)。那么具體什么時(shí)間回復(fù)合適？比如我們有一個(gè)客戶，他在曼谷，我們是在下午四點(diǎn)多的時(shí)候收到客戶報(bào)價(jià)，雖然我們和客戶存有一定時(shí)差，但是，我們想晚上在家想好之后再給客戶報(bào)價(jià)，但是晚上想好之后，客戶也下班了。這樣的話，是當(dāng)晚報(bào)價(jià)給客戶還是第二天報(bào)價(jià)給客戶好呢？那今天我們就從郵件什么時(shí)候回復(fù)最有效果以及回復(fù)郵件技巧這兩個(gè)方面為大家分享。

一、什么時(shí)候回復(fù)客戶郵件最有效果

我們先從什么時(shí)間回復(fù)客戶郵件最有效這個(gè)方面來(lái)了解。

1. 及時(shí)回復(fù)客戶郵件

首先如果需要我們回復(fù)的郵件內(nèi)容并不是特別復(fù)雜，如，客戶向我們要一份產(chǎn)品介紹，那么我們最好及時(shí)回復(fù)給客戶。另外，如果客戶咨詢的信息，是需要我們花一定時(shí)間去準(zhǔn)備后才能回復(fù)時(shí)，我們也最好先給客戶發(fā)送一個(gè)郵件，告訴對(duì)方我們會(huì)晚點(diǎn)回復(fù)，以及大概回復(fù)時(shí)間。而這個(gè)預(yù)估的時(shí)間最好是客戶的工作時(shí)間，這樣為客戶考慮的做法，會(huì)為我們的形象加分。   

2. 根據(jù)客戶作息發(fā)布郵件

另外，在我們給客戶回復(fù)郵件時(shí)，我們最好事先了解客戶的作息，再判斷給客戶發(fā)郵件的時(shí)間。比如說(shuō)國(guó)外采購(gòu)人員一般會(huì)在上午的八九點(diǎn)上班的時(shí)候先打開(kāi)郵箱查看郵件，然后用一個(gè)小時(shí)左右的時(shí)間去處理郵件，之后再處理其他工作的事務(wù)。那么我們就要在客戶早上查看郵件的時(shí)間段發(fā)送郵件給客戶，才可以保證用戶能看到我們的郵件。

3. 使用時(shí)間查詢工具

不過(guò)，不同國(guó)家地區(qū)的用戶和我們的時(shí)差都不同，那怎么推算呢？這里推薦給大家一個(gè)可幫我們查詢?nèi)蚋鱾€(gè)國(guó)家地區(qū)時(shí)間的工具“timeanddate”（https://www.timeanddate.com/）。使用這個(gè)工具，可以快速查看到各個(gè)國(guó)家地區(qū)的時(shí)間，這時(shí)我們?cè)倥浜鲜褂枚〞r(shí)郵件，這樣可以幫助我們?cè)诳蛻舻墓ぷ鲿r(shí)間及時(shí)與客戶對(duì)接。比如我們的客戶在阿根廷，與我們的時(shí)差是11個(gè)小時(shí)，也就是說(shuō)，對(duì)方的上班時(shí)間是與我們的工作時(shí)間幾乎完全相反的，那么定時(shí)郵件就很有必要了，另外，如果可以我們最好安排值班對(duì)接人員，這樣可以更好的提高客戶體驗(yàn)。

總之不管我們要給哪個(gè)國(guó)家的客戶回復(fù)郵件，我們都一定要算好時(shí)差，算好在客戶上班之前是否能看到我們的郵件。

二、 回復(fù)郵件時(shí)的技巧

我們?cè)賮?lái)分享給大家回復(fù)郵件時(shí)的五個(gè)技巧。

1、時(shí)間

首先是關(guān)于時(shí)間方面，當(dāng)天的客戶郵件最好當(dāng)天回。還有我們最好提前去了解各國(guó)的時(shí)差和工作習(xí)慣，比如韓國(guó)應(yīng)該在2小時(shí)之內(nèi)回復(fù)；澳大利亞的郵件收到后馬上回復(fù)。如果當(dāng)天不能回復(fù)客戶，就像我們剛才提到的，先給客戶一個(gè)回應(yīng)，告訴客戶原因和什么時(shí)候能回復(fù)。

2、回復(fù)原則

然后是郵件的回復(fù)原則，不同國(guó)家的客戶要求、特征也不大相同，比如歐美對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量要求高、信譽(yù)度也高；中亞非很強(qiáng)調(diào)價(jià)格的實(shí)惠，但是信譽(yù)度很弱；不過(guò)這也只是大概分析，具體我們要通過(guò)和客戶溝通后，才能做出具體判斷，以此來(lái)奠定后期與客戶溝通時(shí)要注意哪些。

3、不要一味使用模板

有的業(yè)務(wù)員為了圖省事，會(huì)提前弄好一個(gè)模板，不管是哪封郵件，直接把模板復(fù)制粘貼過(guò)去給對(duì)方回復(fù)。那么對(duì)方收到郵件，發(fā)現(xiàn)所有模板一個(gè)樣式，一般就不會(huì)再回復(fù)我們了。所以，我們?cè)诨貜?fù)客戶郵件時(shí)，不要一味的使用模板回復(fù)，我們要具體分析客戶的來(lái)件意圖，然后在有針對(duì)性的回復(fù)，因?yàn)榭蛻粢话銜?huì)同時(shí)咨詢多家企業(yè)，如果我們一味的使用模板回復(fù)客戶，那么客戶就會(huì)感覺(jué)我們態(tài)度敷衍，繼而會(huì)對(duì)我們的產(chǎn)品或服務(wù)失去興趣。這樣對(duì)于客戶不會(huì)損失什么，但我們卻會(huì)損失一個(gè)合作機(jī)會(huì)。所以我們收到詢盤后一定要認(rèn)真對(duì)待。

4、內(nèi)容為王

很多外貿(mào)員在回復(fù)郵件時(shí)，還在用大量的篇幅介紹主推產(chǎn)品和自我介紹。其實(shí)只要在文中敘述，客戶較為感興趣的產(chǎn)品就可以了。另外，在客戶向我們咨詢產(chǎn)品時(shí)，我們一定要以專業(yè)的角度去回復(fù)對(duì)方。比如，將特別要注意的地方加粗顯示，在英文書(shū)寫時(shí)，注意大小寫等這樣的細(xì)節(jié)都是可以為我們的形象加分的！

5、合理報(bào)價(jià)

最后就是合理報(bào)價(jià)了，在報(bào)價(jià)時(shí)，我們千萬(wàn)不要盲目的去報(bào)價(jià)。在報(bào)價(jià)前，我們要先了解客戶，比如客戶對(duì)產(chǎn)品的具體需求、用途等重要信息。根據(jù)這些信息做一個(gè)全面的分析，然后再制定2-3個(gè)報(bào)價(jià)方案。這樣客戶可以感覺(jué)到我們是用心為他考慮的，而且也可以刻畫(huà)出我們對(duì)工作專業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮眯蜗蟆?

總體來(lái)說(shuō)，我們通過(guò)郵件與客戶溝通時(shí)，一定要掌握好客戶的工作時(shí)間、客戶的瀏覽習(xí)慣，和內(nèi)容的呈現(xiàn)。這樣不但會(huì)提高客戶體驗(yàn)，也會(huì)高度展示出我們的專業(yè)性。（來(lái)源： 絲路贊學(xué)院）

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