搭建一個高效的電商企業(yè)，需要做這10件事

在討論電商時，人們經(jīng)常會問以下三個問題：

如何建立一個成功的電商企業(yè)？

怎樣才能使我的業(yè)務順利運行？

如何才能打出名氣？

注意以下10個關鍵要素，能幫你創(chuàng)建一個有組織且成功的電商企業(yè)：

1、虛擬助手

運行電商業(yè)務時最大的錯誤就是沒有使用虛擬助手。在這么一個數(shù)字時代，你可以把任何東西外包給任何人。

不懂得把任務委托出去，是許多電商賣家失敗的核心原因之一。畢竟，并非親力親為就能避免錯誤。

而且運行電商業(yè)務常常要跟大量的電子郵件打交道，與制造商通信、與亞馬遜合作等，這些事可能耗費掉你大量的時間。

學會將任務委派給你的虛擬助手，能讓你有更多時間專注于業(yè)務上的其他重要方面。

如果你覺得電商銷售很難，而且你的時間嚴重不足，你可能缺少一個虛擬助手。

2、公司的Wiki（維基）社群

現(xiàn)在每個人都以各自的方式使用維基百科（Wiki）。無論是為了贏得朋友之間的辯論，還是學習新的東西。

你也可以在建立一個類似Wiki的社群，來幫助你自己和你的員工。

數(shù)據(jù)顯示，多數(shù)電商團隊花費19％的工作時間查找他們不明白的東西的答案。

有了公司自己的wiki社群，你可以把各類資料，包括電子郵件模板、使用指南、視頻教程、公司歷史、經(jīng)常使用的電子郵件地址等放上去。

這樣不僅讓你的生活更輕松，還能讓與你一同工作員工更輕松。

在技術方面，你可以使用Google Sites（一個側(cè)重于團隊協(xié)作的網(wǎng)站編輯工具），利用它你可輕易創(chuàng)建一個你的wiki團隊網(wǎng)站。

3、任務管理系統(tǒng)

如果你正在運行電商業(yè)務，你需要使用任務管理系統(tǒng)。通常，你需要管理分配數(shù)以百計的任務。上一條提到的社群和Asana或Slack這樣的任務管理系統(tǒng)相結(jié)合，能成功地把你的業(yè)務系統(tǒng)化。

你只需登陸平臺，就能了解每個與你業(yè)務相關的人，找出他們的任務和接下來需要做的事情。通過平臺，員工還能與你分享每日、每周和每月的工作情況。

在你的電商業(yè)務中使用任務管理系統(tǒng)有兩大好處：

更好地進行管理

通過使用Asana這樣的任務管理系統(tǒng)，你可以輕松運營自己的業(yè)務。

與使用電子郵件分配任務相比，Asana更加高效。

系統(tǒng)化將提高你的業(yè)務效率

當你開始使用任務管理系統(tǒng)時，你才會意識到你浪費了多少生產(chǎn)力。

你無需使用Skype與虛擬助手通話，也不用任何其他通信工具。一切都能在Asana上完成。

你可以很容易地把你的任務分到不同的項目或部門，如“內(nèi)容營銷”或“產(chǎn)品開發(fā)”，讓你的業(yè)務井然有序地進行。

4、團隊結(jié)構(gòu)

許多電商賣家的企業(yè)往往缺乏結(jié)構(gòu)和組織性。為什么？

很多人自以為擁有的只是一個小企業(yè)，僅有一兩個雇員，不需要建立一個正式的團隊結(jié)構(gòu)。但制定更小的業(yè)務分類一直很重要的，你可以先創(chuàng)建一個組織結(jié)構(gòu)圖，如下圖：

如上圖，根據(jù)功能、任務進行劃分，可以把公司組織劃分為市場營銷、采購、銷售、管理等。

這個圖表會你必須完成的任務，使你對所有部門有一個基本的概念，對于未知的部分，可以先留空。

下面是更新后的圖表，展示市場營銷需要完成的不同任務：

通過上圖，你就知道網(wǎng)站或產(chǎn)品推廣需要執(zhí)行哪些任務。

當你想雇用某個具有特定功能的員工，或缺乏哪方面的人才時，你可以在表中添加一些假名提醒自己，如下圖所示：

當你雇用更多的人，你可以寫下他們的真實姓名去掉假名，而不必花更多的時間來決定哪個位置適合他們。

你可能會想，為什么要提前考慮未加入公司的人，創(chuàng)建一個未來的組織結(jié)構(gòu)圖，而不是現(xiàn)在的組織結(jié)構(gòu)圖呢？

繪制你當前公司情況的組織結(jié)構(gòu)圖，你可能會將多余任務分配給自己。但如果你創(chuàng)建了一張有關未來的組織結(jié)構(gòu)圖，那么重點就是增加更多的人。你將花時間考慮你的未來目標，未來的商業(yè)愿景，并想象在未來幾年你想成為什么樣的人。

5、電子郵件和應用程序套件

你有沒有遇到過使用johnsmith@yahoo.com或joesmith@gmail.com等免費電子郵件的公司？

遇到時你的第一個想法是什么？不專業(yè)？也許這是一個新的公司，需要自己的域名？

很多人電商賣家抱怨，他們不知道為什么無法取得電商銷售的成功，而他們中的大多甚至沒有投資專業(yè)的電子郵件服務，仍然使用免費的Hotmail，Yahoo或Gmail帳戶。

試想你已經(jīng)列出了一天的任務，現(xiàn)在你必須將人物分享給團隊中的每個人。你需要消耗多少時間添加每個人郵件地址？

這就是為什么建議你花錢使用專業(yè)和可擴展的電子郵件服務。G Suite就是個不錯的選擇。

使用G Suite，你可以輕松地為員工創(chuàng)建電子郵件地址，隨時添加更多信息，并完全控制其帳戶。所有的賬戶都在一個單一的域名下。

6、密碼管理器

大多數(shù)情況下，你需要將任務委托給員工，這些任務可能涉及一些敏感賬戶的秘密，你并不想共享出去。特別是當這些員工離開公司后，你必須修改與他們分享的所有密碼。而且通過電子郵件和聊天信使發(fā)送敏感密碼也存在安全風險。

但有些方法可以解決這些問題，例如使用LastPass密碼管理器，能保證你將密碼共享給員工時，不會泄露。

使用LastPass，員工須下載一個插件到他們的網(wǎng)頁瀏覽器上，直接鏈接到你的LastPass帳戶。這將使你的員工可以輕松地連接你正在使用的工具，插件會自動登錄，而不會顯示實際的密碼。

使用LastPass，你還可以控制哪些密碼可以被訪問，甚至可以根據(jù)任務需要，對訪問帳戶進行分類。

7、標準操作流程（SOP）

經(jīng)常有電商賣家炫耀自己花費了多少時間撰寫標準操作程序。

標準操作程序是任何公司的重要組成部分。對于電商公司，具體的操作流程幫助你和你的虛擬助理無縫完成日常工作。

為了確保SOP的準確，你可以制作自己任務操作過程的視頻，視頻將記錄所有的操作細節(jié)，你可以使用Camtasia、SOPZY或LOOM等工具來創(chuàng)建視頻。

然后，你的虛擬助手可以觀看視頻，為你寫出SOP。他還可以使用視頻來創(chuàng)建各個重要流程的操作截圖。

建議不要自行撰寫SOP，這將浪費你大量的時間。

8、反饋會議

在任何業(yè)務領域，團隊會議都是必要的。如果你沒能經(jīng)常與團隊開會，互通訊息，那么員工業(yè)務能力低下，或無法達標只能怪你自己。因為你表現(xiàn)出的態(tài)度不夠認真，而你的團隊也會松懈下來。

建議你除了每個月底開展月度會議以外，再挑出額外的時間來了解員工的表現(xiàn)，和他們正在進行的任務。

你可以在任務管理系統(tǒng)中創(chuàng)建循環(huán)任務。這些周期性任務主要可以在周一或周三發(fā)布，并通知員工任務更新，借此機會與他們談談未來的目標，工作方向等。

另外，創(chuàng)建一些表格，如每日報告和每周報告。這些報告中最重要的部分是詢問員工的一天（或一周）中的情況。借助這些表格，你可能提前發(fā)現(xiàn)員工對自己工作的不滿，或有離職的動向。作為老板，你應該和他們談談，看看自己能做什么。

9、關鍵績效指標（KPI）

關鍵績效指標（KPI）非常重要，它們將直觀地展示你的業(yè)務表現(xiàn)。

建議你每月為團隊設定一個績效指標（KPI）。

10、愿景

對自己的業(yè)務抱有遠大的目標，這個目標的力量是巨大的。比如你希望你的企業(yè)在五年內(nèi)到達什么樣的程度。如上文提到的，為自己構(gòu)建一個詳盡的未來公司組織結(jié)構(gòu)圖，你將清楚地知道自己下一步需要做的事情。

總結(jié)

如果你想取得電商業(yè)務的成功，首先你需要擺正自己的角度，把自己的公司當做一家嚴肅的企業(yè)來對待，因為只有這樣你才能為即將到來的一切做好準備。

（編譯/雨果網(wǎng) 吳小華）