怎么使用海外倉(cāng)系統(tǒng)？首次引入海外倉(cāng)系統(tǒng)必備事項(xiàng)清單

本文將系統(tǒng)分析首次引入海外倉(cāng)系統(tǒng)時(shí)的必備事項(xiàng)，如果您已經(jīng)在使用類似的系統(tǒng)，可以根據(jù)需要跳躍性閱讀。

如果現(xiàn)在海外倉(cāng)還依賴傳統(tǒng)的倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)、手動(dòng)流程甚至電子表格來(lái)管理海外倉(cāng)、一件代發(fā)業(yè)務(wù)，那必然會(huì)造成出錯(cuò)率高，運(yùn)營(yíng)效率低，海外倉(cāng)盈利低的困境。

現(xiàn)代化的海外倉(cāng)管理系統(tǒng)是一種旨在優(yōu)化和管理海外倉(cāng)全鏈路作業(yè)的工具，通?？梢詫?duì)接主流電商渠道和物流商，erp系統(tǒng)，硬件等，實(shí)現(xiàn)多業(yè)務(wù)，多數(shù)據(jù)的無(wú)縫對(duì)接。

1、海外倉(cāng)管理系統(tǒng)對(duì)海外倉(cāng)的好處

首先就是運(yùn)營(yíng)效率的綜合提升，通過(guò)優(yōu)化海外倉(cāng)的作業(yè)流程，減少手動(dòng)操作所需耗費(fèi)的時(shí)間，降低出錯(cuò)率。尤其是對(duì)一件代發(fā)這種海外倉(cāng)的核心業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō)，更是能在效率上得到質(zhì)的改變。

另外，就是其強(qiáng)大的可擴(kuò)展性。海外倉(cāng)系統(tǒng)通?？梢院椭髁麟娚糖馈⑽锪魃?、erp系統(tǒng)做集成對(duì)接。這足以輕松地應(yīng)對(duì)多個(gè)平臺(tái)的大量訂單。在面對(duì)眾多不同客戶的不同倉(cāng)儲(chǔ)業(yè)務(wù)時(shí)，也能清晰的管理每一個(gè)客戶的需求。

最后就是對(duì)海外倉(cāng)的運(yùn)營(yíng)成本起到很好的優(yōu)化作用?，F(xiàn)在海外倉(cāng)較大的成本開支就是倉(cāng)租和人工，通過(guò)海外倉(cāng)系統(tǒng)，科學(xué)規(guī)劃倉(cāng)庫(kù)，充分提升物理面積的利用率，規(guī)劃人工工作流程和路徑。

這都能在很大程度上優(yōu)化海外倉(cāng)的成本支出，避免預(yù)算浪費(fèi)，成本虛高。

2、海外倉(cāng)實(shí)施海外倉(cāng)wms系統(tǒng)的流程

2.1、評(píng)估海外倉(cāng)當(dāng)下的業(yè)務(wù)和客戶構(gòu)成

想找到一個(gè)適合自己的海外倉(cāng)管理系統(tǒng)，最重要的先決條件就是充分理清現(xiàn)在的業(yè)務(wù)和客戶構(gòu)成。首先，要確定現(xiàn)在海外倉(cāng)的基礎(chǔ)情況。比如您是只有一個(gè)倉(cāng)庫(kù)，還是同時(shí)經(jīng)營(yíng)多個(gè)倉(cāng)庫(kù)。最近是否有擴(kuò)張海外倉(cāng)的計(jì)劃。

其次，要了解你核心客戶的業(yè)務(wù)需求。海外倉(cāng)作為服務(wù)業(yè)，業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化一定是以客戶為中心開展的。這就要理清楚你現(xiàn)在主要服務(wù)的是哪一類客戶，是一件代發(fā)業(yè)務(wù)，中轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)還是退換貨業(yè)務(wù)？

另外，就是梳理現(xiàn)在的訂單和產(chǎn)品情況。比如每天的單量大概多大，現(xiàn)在核心客戶的主要產(chǎn)品是什么，是普貨，帶電還是液體等等。

這些都直接決定了后續(xù)訂單打印，包裝，運(yùn)輸?shù)牧鞒淌欠駨?fù)雜，以及需要海外倉(cāng)系統(tǒng)在功能設(shè)置上做何種配合。

2.2、確認(rèn)現(xiàn)在海外倉(cāng)的工作流程

海外倉(cāng)系統(tǒng)雖然可以提供標(biāo)準(zhǔn)和自動(dòng)化的海外倉(cāng)管理，但是這仍然需要配合您當(dāng)下的工作流程，所以清晰的海外倉(cāng)運(yùn)作sop是非常重要的，不管是否引入海外倉(cāng)系統(tǒng)都是這樣。

日常的海外倉(cāng)運(yùn)作通常包括幾個(gè)核心環(huán)節(jié)：

貨物的入庫(kù)：目前的接收和檢查流程是怎樣的？會(huì)不會(huì)不檢查直接接收？現(xiàn)在箱子和托盤存放的規(guī)則是什么？不同產(chǎn)品sku如何區(qū)分，是否有明確的標(biāo)簽規(guī)范？

貨物的存儲(chǔ)：目前貨物箱號(hào)是怎么追蹤的，當(dāng)貨物倉(cāng)內(nèi)有移動(dòng)之后，是怎么跟蹤的？現(xiàn)在是否有什么方式可以讓你隨時(shí)查看每一個(gè)sku的存量和精確位置？

出貨：目前的挑選、包裝、分類和運(yùn)輸?shù)淖鳂I(yè)流程是怎樣的，對(duì)訂單的揀貨流程是怎樣的，目前和物流商的合作模式是怎樣的，是只和一個(gè)物流商合作還是有多個(gè)合作的物流商，對(duì)接發(fā)貨的流程是怎樣的？

2.3、對(duì)特殊客戶的需求評(píng)估

雖然說(shuō)特殊客戶可能只是占據(jù)你業(yè)務(wù)的一部分，或者一小部分，但是因?yàn)樗麄兊男枨筇厥?，如果沒(méi)有妥善的業(yè)務(wù)流程，會(huì)直接影響海外倉(cāng)的整體效率。

首先要評(píng)估這些客戶對(duì)庫(kù)存方面是否有特殊要求，比如需要存放在特定的位置、冷藏或者干燥存儲(chǔ)，還是常溫存儲(chǔ)。

其次就是看他們是否需要配套或者捆綁的增值服務(wù)，比如是否需要特定的組裝，貨物檢查等。

3、確定目前海外倉(cāng)的痛點(diǎn)和對(duì)海外倉(cāng)系統(tǒng)需求的期待

通過(guò)上面的梳理，你現(xiàn)在應(yīng)該清晰的知道了你的核心客戶是誰(shuí)，你的核心業(yè)務(wù)是什么，哪些是特殊的客戶需求。下面我們就可以根據(jù)這些來(lái)評(píng)估你目前對(duì)系統(tǒng)的需求到底是什么了。

通常來(lái)說(shuō)，海外倉(cāng)在業(yè)務(wù)流程上常見(jiàn)的問(wèn)題是：

倉(cāng)儲(chǔ)管理系統(tǒng)缺乏可擴(kuò)展性，面對(duì)大量訂單和sku時(shí)會(huì)難以處理；

一件代發(fā)處理速度過(guò)慢，影響客戶體驗(yàn)；

庫(kù)存管理粗糙，沒(méi)辦法實(shí)時(shí)跟蹤倉(cāng)庫(kù)內(nèi)貨物的狀態(tài)；

海外倉(cāng)貨物吞吐量達(dá)不到預(yù)期，倉(cāng)庫(kù)長(zhǎng)期不飽和；

根據(jù)痛點(diǎn)確定對(duì)海外倉(cāng)系統(tǒng)的期待

對(duì)海外倉(cāng)系統(tǒng)的功能期待，一定是清晰、可落實(shí)到具體功能的。比如說(shuō)想提升海外倉(cāng)盈利水平，這就不是一個(gè)很好的期待，畢竟影響盈利的因素太多了。但是提升庫(kù)存數(shù)據(jù)的可見(jiàn)度，這就是一個(gè)清晰的功能，可以借助海外倉(cāng)系統(tǒng)的庫(kù)存管理功能來(lái)實(shí)現(xiàn)。

一般來(lái)說(shuō)，海外倉(cāng)希望通過(guò)海外倉(cāng)系統(tǒng)可以改進(jìn)的指標(biāo)包括：

一件代發(fā)作業(yè)流程；

日處理訂單數(shù)量；

財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析；

貨物庫(kù)存管理；

物流管理；

4、怎么為海外倉(cāng)選擇合適的海外倉(cāng)管理系統(tǒng)

首先我們應(yīng)該知道現(xiàn)在市場(chǎng)上的海外倉(cāng)系統(tǒng)主要的類型和各自的特點(diǎn)。

本地部署的海外倉(cāng)系統(tǒng)：通常功能和系統(tǒng)的體量都比較大，往往是基于高度定制或自研。比較適合大型海外倉(cāng)，優(yōu)點(diǎn)是可以和企業(yè)內(nèi)其他數(shù)據(jù)無(wú)縫對(duì)接，缺點(diǎn)是所需的時(shí)間成本和研發(fā)成本較高，中小型海外倉(cāng)一般難以承受。

erp系統(tǒng)的海外倉(cāng)管理模塊：嚴(yán)格意義上講這種并不能算是海外倉(cāng)系統(tǒng)，因?yàn)橐话愣疾皇仟?dú)立存在的，而是依賴某個(gè)erp系統(tǒng)，另外增加的一個(gè)功能模塊。

好處是基于同一個(gè)開發(fā)商，設(shè)計(jì)語(yǔ)言統(tǒng)一，使用的學(xué)習(xí)成本低。

缺點(diǎn)是和完整的海外倉(cāng)系統(tǒng)相比，功能性會(huì)比較粗糙，難以實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。

SaaS模式的海外倉(cāng)系統(tǒng)：目前比較主流的形式，成本和部署速度占很大優(yōu)勢(shì)。比較適合中小型海外倉(cāng)，性價(jià)比較高，不過(guò)對(duì)大型海外倉(cāng)來(lái)說(shuō)，功能的定制化上略顯不足。

其次就是要知道在選擇海外倉(cāng)系統(tǒng)的時(shí)候，要考慮什么因素

定價(jià)模型：現(xiàn)在海外倉(cāng)系統(tǒng)的定價(jià)模型還是比較多的，有按年合作的，也有按月訂閱式合作的。按年合作的通常價(jià)格較高，在幾萬(wàn)-十幾萬(wàn)不等，比較適合成熟的、中大型海外倉(cāng)。按月訂閱式合作的相對(duì)比較靈活，比較適合預(yù)算有限但是又需要海外倉(cāng)系統(tǒng)的企業(yè)。

可擴(kuò)展能力：海外倉(cāng)的業(yè)務(wù)一定是時(shí)刻都在發(fā)展的，所以在選擇系統(tǒng)的時(shí)候也要充分考慮系統(tǒng)功能的可擴(kuò)展性。不然剛選的系統(tǒng)過(guò)了幾個(gè)月就因?yàn)闊o(wú)法滿足業(yè)務(wù)發(fā)展而荒廢，浪費(fèi)就比較大了。

部署的形式：對(duì)中小型海外倉(cāng)，家庭海外倉(cāng)來(lái)說(shuō)，建議選擇SaaS模式的海外倉(cāng)系統(tǒng)。一個(gè)是部署的速度快，只需要做簡(jiǎn)單的后臺(tái)設(shè)置就能馬上投入使用。另一個(gè)就是后期的維護(hù)成本低，服務(wù)器等成本都是開發(fā)商承擔(dān)，不需要自己做IT維護(hù)。

隱形費(fèi)用：比如對(duì)接電商渠道，物流商，是否需要單獨(dú)付費(fèi)。如果這些都需要單獨(dú)付費(fèi)，那系統(tǒng)的成本就不只是當(dāng)時(shí)采購(gòu)的成本，還要加上后期對(duì)接的費(fèi)用，一定要提前談清楚。

5、準(zhǔn)備啟用海外倉(cāng)系統(tǒng)要做的事情

海外倉(cāng)系統(tǒng)的啟用并不是付費(fèi)就可以的，從啟用到調(diào)優(yōu)，到最后的適配，是一個(gè)長(zhǎng)期優(yōu)化的過(guò)程。不能說(shuō)買了一套系統(tǒng)丟給倉(cāng)庫(kù)工作人員就完事了，這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能發(fā)揮系統(tǒng)全部?jī)r(jià)值的。

5.1、制定海外倉(cāng)系統(tǒng)啟用時(shí)間規(guī)劃

第一階段是信息的收集和準(zhǔn)備：為海外倉(cāng)系統(tǒng)的開發(fā)商提供公司相關(guān)信息和資料，便于開展合作。其次就是整理海外倉(cāng)目前的基礎(chǔ)信息，倉(cāng)儲(chǔ)規(guī)劃圖等。

第二階段是做好硬件和軟件的集成準(zhǔn)備：通常來(lái)說(shuō)海外倉(cāng)都會(huì)使用掃碼設(shè)備，PDA，打印機(jī)，稱重設(shè)備等，要做好這些設(shè)備和海外倉(cāng)系統(tǒng)集成的準(zhǔn)備。

如果你同時(shí)使用erp系統(tǒng)，財(cái)務(wù)軟件、打單系統(tǒng)等其他的管理系統(tǒng)，也要和開發(fā)商對(duì)接相關(guān)的集成事宜。

第三階段是配置海外倉(cāng)系統(tǒng)：根據(jù)上述準(zhǔn)備的信息，還有海外倉(cāng)的業(yè)務(wù)模式，客戶特點(diǎn)，要對(duì)海外倉(cāng)系統(tǒng)做一定的個(gè)性化設(shè)置。

比如將倉(cāng)庫(kù)的編碼，托盤編碼等進(jìn)行規(guī)劃和錄入。不同的計(jì)費(fèi)類型，電商渠道的配置，產(chǎn)品條碼，sku的配置等等，都需要在海外倉(cāng)系統(tǒng)的管理后臺(tái)做好設(shè)置，如果在設(shè)置中遇到問(wèn)題要及時(shí)和開發(fā)商溝通。

第四階段是功能測(cè)試：對(duì)配置好的系統(tǒng)進(jìn)行模擬操作，完整的走幾遍貨物進(jìn)出庫(kù)，訂單處理，發(fā)貨等真實(shí)流程，確定系統(tǒng)運(yùn)作順暢，同時(shí)確認(rèn)系統(tǒng)和倉(cāng)庫(kù)可以順利對(duì)接。

然后就是對(duì)海外倉(cāng)的工作人員做對(duì)應(yīng)的培訓(xùn)，確保他們可以在日常的海外倉(cāng)運(yùn)作中順利的使用系統(tǒng)。第五階段是上線：海外倉(cāng)系統(tǒng)正式變?yōu)楹Ｍ鈧}(cāng)的一部分，將貨物的進(jìn)出庫(kù)，庫(kù)存管理等操作轉(zhuǎn)移到海外倉(cāng)系統(tǒng)上運(yùn)作。

第六階段是維護(hù)：如果在使用過(guò)程中遇到什么問(wèn)題，要及時(shí)和開發(fā)商溝通協(xié)調(diào)，快速解決并不斷調(diào)優(yōu)系統(tǒng)。

5.2、對(duì)海外倉(cāng)系統(tǒng)應(yīng)用的預(yù)算規(guī)劃

成功引入海外倉(cāng)系統(tǒng)需要準(zhǔn)備的預(yù)算通常有三個(gè)方面：系統(tǒng)預(yù)算、硬件預(yù)算、人工預(yù)算。

系統(tǒng)預(yù)算就是采購(gòu)系統(tǒng)的直接合作費(fèi)用，按年或者按月訂閱。硬件預(yù)算是如果現(xiàn)在的海外倉(cāng)沒(méi)有相關(guān)的掃碼設(shè)備，后續(xù)想和系統(tǒng)一起引入，則需要采購(gòu)一定的硬件設(shè)備。

人工預(yù)算主要是看當(dāng)下的海外倉(cāng)工作人員是否可以順利過(guò)度到系統(tǒng)工作模式，如果不可以，可能需要單獨(dú)增加人員。

6、海外倉(cāng)管理系統(tǒng)的實(shí)施比較容易踩到的坑

很明顯，想順利的發(fā)揮海外倉(cāng)系統(tǒng)最大的價(jià)值并不是一件簡(jiǎn)單的事情，尤其是對(duì)第一次使用系統(tǒng)的人，可能會(huì)踩到很多坑。

比如海外倉(cāng)本身的需求收集不足，錯(cuò)誤的評(píng)估了對(duì)海外倉(cāng)系統(tǒng)的功能需求。錯(cuò)誤的期待只能選擇錯(cuò)誤的系統(tǒng)，也就沒(méi)辦法發(fā)揮系統(tǒng)的價(jià)值。

再有就是和開發(fā)商的溝通不暢，中間一些需求的溝通出現(xiàn)偏差，導(dǎo)致實(shí)際采購(gòu)的系統(tǒng)和預(yù)期的系統(tǒng)不是一回事。

還有就是測(cè)試不足，海外倉(cāng)系統(tǒng)引入之后沒(méi)有正確的設(shè)置，測(cè)試不足。導(dǎo)致實(shí)際上線的時(shí)候頻繁報(bào)錯(cuò)，影響海外倉(cāng)運(yùn)轉(zhuǎn)的效率。

（來(lái)源：海外倉(cāng)工程師Eric）

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