怎么使用海外倉系統(tǒng)？首次引入海外倉系統(tǒng)必備事項清單

本文將系統(tǒng)分析首次引入海外倉系統(tǒng)時的必備事項，如果您已經(jīng)在使用類似的系統(tǒng)，可以根據(jù)需要跳躍性閱讀。

如果現(xiàn)在海外倉還依賴傳統(tǒng)的倉儲系統(tǒng)、手動流程甚至電子表格來管理海外倉、一件代發(fā)業(yè)務(wù)，那必然會造成出錯率高，運營效率低，海外倉盈利低的困境。

現(xiàn)代化的海外倉管理系統(tǒng)是一種旨在優(yōu)化和管理海外倉全鏈路作業(yè)的工具，通常可以對接主流電商渠道和物流商，erp系統(tǒng)，硬件等，實現(xiàn)多業(yè)務(wù)，多數(shù)據(jù)的無縫對接。

1、海外倉管理系統(tǒng)對海外倉的好處

首先就是運營效率的綜合提升，通過優(yōu)化海外倉的作業(yè)流程，減少手動操作所需耗費的時間，降低出錯率。尤其是對一件代發(fā)這種海外倉的核心業(yè)務(wù)來說，更是能在效率上得到質(zhì)的改變。

另外，就是其強(qiáng)大的可擴(kuò)展性。海外倉系統(tǒng)通常可以和主流電商渠道、物流商、erp系統(tǒng)做集成對接。這足以輕松地應(yīng)對多個平臺的大量訂單。在面對眾多不同客戶的不同倉儲業(yè)務(wù)時，也能清晰的管理每一個客戶的需求。

最后就是對海外倉的運營成本起到很好的優(yōu)化作用?，F(xiàn)在海外倉較大的成本開支就是倉租和人工，通過海外倉系統(tǒng)，科學(xué)規(guī)劃倉庫，充分提升物理面積的利用率，規(guī)劃人工工作流程和路徑。

這都能在很大程度上優(yōu)化海外倉的成本支出，避免預(yù)算浪費，成本虛高。

2、海外倉實施海外倉wms系統(tǒng)的流程

2.1、評估海外倉當(dāng)下的業(yè)務(wù)和客戶構(gòu)成

想找到一個適合自己的海外倉管理系統(tǒng)，最重要的先決條件就是充分理清現(xiàn)在的業(yè)務(wù)和客戶構(gòu)成。首先，要確定現(xiàn)在海外倉的基礎(chǔ)情況。比如您是只有一個倉庫，還是同時經(jīng)營多個倉庫。最近是否有擴(kuò)張海外倉的計劃。

其次，要了解你核心客戶的業(yè)務(wù)需求。海外倉作為服務(wù)業(yè)，業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化一定是以客戶為中心開展的。這就要理清楚你現(xiàn)在主要服務(wù)的是哪一類客戶，是一件代發(fā)業(yè)務(wù)，中轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)還是退換貨業(yè)務(wù)？

另外，就是梳理現(xiàn)在的訂單和產(chǎn)品情況。比如每天的單量大概多大，現(xiàn)在核心客戶的主要產(chǎn)品是什么，是普貨，帶電還是液體等等。

這些都直接決定了后續(xù)訂單打印，包裝，運輸?shù)牧鞒淌欠駨?fù)雜，以及需要海外倉系統(tǒng)在功能設(shè)置上做何種配合。

2.2、確認(rèn)現(xiàn)在海外倉的工作流程

海外倉系統(tǒng)雖然可以提供標(biāo)準(zhǔn)和自動化的海外倉管理，但是這仍然需要配合您當(dāng)下的工作流程，所以清晰的海外倉運作sop是非常重要的，不管是否引入海外倉系統(tǒng)都是這樣。

日常的海外倉運作通常包括幾個核心環(huán)節(jié)：

貨物的入庫：目前的接收和檢查流程是怎樣的？會不會不檢查直接接收？現(xiàn)在箱子和托盤存放的規(guī)則是什么？不同產(chǎn)品sku如何區(qū)分，是否有明確的標(biāo)簽規(guī)范？

貨物的存儲：目前貨物箱號是怎么追蹤的，當(dāng)貨物倉內(nèi)有移動之后，是怎么跟蹤的？現(xiàn)在是否有什么方式可以讓你隨時查看每一個sku的存量和精確位置？

出貨：目前的挑選、包裝、分類和運輸?shù)淖鳂I(yè)流程是怎樣的，對訂單的揀貨流程是怎樣的，目前和物流商的合作模式是怎樣的，是只和一個物流商合作還是有多個合作的物流商，對接發(fā)貨的流程是怎樣的？

2.3、對特殊客戶的需求評估

雖然說特殊客戶可能只是占據(jù)你業(yè)務(wù)的一部分，或者一小部分，但是因為他們的需求特殊，如果沒有妥善的業(yè)務(wù)流程，會直接影響海外倉的整體效率。

首先要評估這些客戶對庫存方面是否有特殊要求，比如需要存放在特定的位置、冷藏或者干燥存儲，還是常溫存儲。

其次就是看他們是否需要配套或者捆綁的增值服務(wù)，比如是否需要特定的組裝，貨物檢查等。

3、確定目前海外倉的痛點和對海外倉系統(tǒng)需求的期待

通過上面的梳理，你現(xiàn)在應(yīng)該清晰的知道了你的核心客戶是誰，你的核心業(yè)務(wù)是什么，哪些是特殊的客戶需求。下面我們就可以根據(jù)這些來評估你目前對系統(tǒng)的需求到底是什么了。

通常來說，海外倉在業(yè)務(wù)流程上常見的問題是：

倉儲管理系統(tǒng)缺乏可擴(kuò)展性，面對大量訂單和sku時會難以處理；

一件代發(fā)處理速度過慢，影響客戶體驗；

庫存管理粗糙，沒辦法實時跟蹤倉庫內(nèi)貨物的狀態(tài)；

海外倉貨物吞吐量達(dá)不到預(yù)期，倉庫長期不飽和；

根據(jù)痛點確定對海外倉系統(tǒng)的期待

對海外倉系統(tǒng)的功能期待，一定是清晰、可落實到具體功能的。比如說想提升海外倉盈利水平，這就不是一個很好的期待，畢竟影響盈利的因素太多了。但是提升庫存數(shù)據(jù)的可見度，這就是一個清晰的功能，可以借助海外倉系統(tǒng)的庫存管理功能來實現(xiàn)。

一般來說，海外倉希望通過海外倉系統(tǒng)可以改進(jìn)的指標(biāo)包括：

一件代發(fā)作業(yè)流程；

日處理訂單數(shù)量；

財務(wù)數(shù)據(jù)分析；

貨物庫存管理；

物流管理；

4、怎么為海外倉選擇合適的海外倉管理系統(tǒng)

首先我們應(yīng)該知道現(xiàn)在市場上的海外倉系統(tǒng)主要的類型和各自的特點。

本地部署的海外倉系統(tǒng)：通常功能和系統(tǒng)的體量都比較大，往往是基于高度定制或自研。比較適合大型海外倉，優(yōu)點是可以和企業(yè)內(nèi)其他數(shù)據(jù)無縫對接，缺點是所需的時間成本和研發(fā)成本較高，中小型海外倉一般難以承受。

erp系統(tǒng)的海外倉管理模塊：嚴(yán)格意義上講這種并不能算是海外倉系統(tǒng)，因為一般都不是獨立存在的，而是依賴某個erp系統(tǒng)，另外增加的一個功能模塊。

好處是基于同一個開發(fā)商，設(shè)計語言統(tǒng)一，使用的學(xué)習(xí)成本低。

缺點是和完整的海外倉系統(tǒng)相比，功能性會比較粗糙，難以實現(xiàn)精細(xì)化管理。

SaaS模式的海外倉系統(tǒng)：目前比較主流的形式，成本和部署速度占很大優(yōu)勢。比較適合中小型海外倉，性價比較高，不過對大型海外倉來說，功能的定制化上略顯不足。

其次就是要知道在選擇海外倉系統(tǒng)的時候，要考慮什么因素

定價模型：現(xiàn)在海外倉系統(tǒng)的定價模型還是比較多的，有按年合作的，也有按月訂閱式合作的。按年合作的通常價格較高，在幾萬-十幾萬不等，比較適合成熟的、中大型海外倉。按月訂閱式合作的相對比較靈活，比較適合預(yù)算有限但是又需要海外倉系統(tǒng)的企業(yè)。

可擴(kuò)展能力：海外倉的業(yè)務(wù)一定是時刻都在發(fā)展的，所以在選擇系統(tǒng)的時候也要充分考慮系統(tǒng)功能的可擴(kuò)展性。不然剛選的系統(tǒng)過了幾個月就因為無法滿足業(yè)務(wù)發(fā)展而荒廢，浪費就比較大了。

部署的形式：對中小型海外倉，家庭海外倉來說，建議選擇SaaS模式的海外倉系統(tǒng)。一個是部署的速度快，只需要做簡單的后臺設(shè)置就能馬上投入使用。另一個就是后期的維護(hù)成本低，服務(wù)器等成本都是開發(fā)商承擔(dān)，不需要自己做IT維護(hù)。

隱形費用：比如對接電商渠道，物流商，是否需要單獨付費。如果這些都需要單獨付費，那系統(tǒng)的成本就不只是當(dāng)時采購的成本，還要加上后期對接的費用，一定要提前談清楚。

5、準(zhǔn)備啟用海外倉系統(tǒng)要做的事情

海外倉系統(tǒng)的啟用并不是付費就可以的，從啟用到調(diào)優(yōu)，到最后的適配，是一個長期優(yōu)化的過程。不能說買了一套系統(tǒng)丟給倉庫工作人員就完事了，這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能發(fā)揮系統(tǒng)全部價值的。

5.1、制定海外倉系統(tǒng)啟用時間規(guī)劃

第一階段是信息的收集和準(zhǔn)備：為海外倉系統(tǒng)的開發(fā)商提供公司相關(guān)信息和資料，便于開展合作。其次就是整理海外倉目前的基礎(chǔ)信息，倉儲規(guī)劃圖等。

第二階段是做好硬件和軟件的集成準(zhǔn)備：通常來說海外倉都會使用掃碼設(shè)備，PDA，打印機(jī)，稱重設(shè)備等，要做好這些設(shè)備和海外倉系統(tǒng)集成的準(zhǔn)備。

如果你同時使用erp系統(tǒng)，財務(wù)軟件、打單系統(tǒng)等其他的管理系統(tǒng)，也要和開發(fā)商對接相關(guān)的集成事宜。

第三階段是配置海外倉系統(tǒng)：根據(jù)上述準(zhǔn)備的信息，還有海外倉的業(yè)務(wù)模式，客戶特點，要對海外倉系統(tǒng)做一定的個性化設(shè)置。

比如將倉庫的編碼，托盤編碼等進(jìn)行規(guī)劃和錄入。不同的計費類型，電商渠道的配置，產(chǎn)品條碼，sku的配置等等，都需要在海外倉系統(tǒng)的管理后臺做好設(shè)置，如果在設(shè)置中遇到問題要及時和開發(fā)商溝通。

第四階段是功能測試：對配置好的系統(tǒng)進(jìn)行模擬操作，完整的走幾遍貨物進(jìn)出庫，訂單處理，發(fā)貨等真實流程，確定系統(tǒng)運作順暢，同時確認(rèn)系統(tǒng)和倉庫可以順利對接。

然后就是對海外倉的工作人員做對應(yīng)的培訓(xùn)，確保他們可以在日常的海外倉運作中順利的使用系統(tǒng)。第五階段是上線：海外倉系統(tǒng)正式變?yōu)楹Ｍ鈧}的一部分，將貨物的進(jìn)出庫，庫存管理等操作轉(zhuǎn)移到海外倉系統(tǒng)上運作。

第六階段是維護(hù)：如果在使用過程中遇到什么問題，要及時和開發(fā)商溝通協(xié)調(diào)，快速解決并不斷調(diào)優(yōu)系統(tǒng)。

5.2、對海外倉系統(tǒng)應(yīng)用的預(yù)算規(guī)劃

成功引入海外倉系統(tǒng)需要準(zhǔn)備的預(yù)算通常有三個方面：系統(tǒng)預(yù)算、硬件預(yù)算、人工預(yù)算。

系統(tǒng)預(yù)算就是采購系統(tǒng)的直接合作費用，按年或者按月訂閱。硬件預(yù)算是如果現(xiàn)在的海外倉沒有相關(guān)的掃碼設(shè)備，后續(xù)想和系統(tǒng)一起引入，則需要采購一定的硬件設(shè)備。

人工預(yù)算主要是看當(dāng)下的海外倉工作人員是否可以順利過度到系統(tǒng)工作模式，如果不可以，可能需要單獨增加人員。

6、海外倉管理系統(tǒng)的實施比較容易踩到的坑

很明顯，想順利的發(fā)揮海外倉系統(tǒng)最大的價值并不是一件簡單的事情，尤其是對第一次使用系統(tǒng)的人，可能會踩到很多坑。

比如海外倉本身的需求收集不足，錯誤的評估了對海外倉系統(tǒng)的功能需求。錯誤的期待只能選擇錯誤的系統(tǒng)，也就沒辦法發(fā)揮系統(tǒng)的價值。

再有就是和開發(fā)商的溝通不暢，中間一些需求的溝通出現(xiàn)偏差，導(dǎo)致實際采購的系統(tǒng)和預(yù)期的系統(tǒng)不是一回事。

還有就是測試不足，海外倉系統(tǒng)引入之后沒有正確的設(shè)置，測試不足。導(dǎo)致實際上線的時候頻繁報錯，影響海外倉運轉(zhuǎn)的效率。

（來源：海外倉工程師Eric）

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