中小企業(yè)如何解決食品采購挑戰(zhàn)，精簡采購流程？

食品采購是供應(yīng)鏈管理的重要環(huán)節(jié)，本質(zhì)是在最佳時(shí)間以合適的價(jià)格購買準(zhǔn)確數(shù)量的食材。

這聽起來很簡單，但食品采購員往往面臨著諸多挑戰(zhàn)，例如處理易腐產(chǎn)品、不穩(wěn)定的供應(yīng)和價(jià)格、嚴(yán)格的法規(guī)，以及消費(fèi)者需求的變化。但對(duì)中小企業(yè)而言，最常遇到的挑戰(zhàn)或許是時(shí)間和資源的不足。

一、中小企業(yè)采購時(shí)面臨的主要挑戰(zhàn)

1、缺少時(shí)間和資源

大多數(shù)小型企業(yè)結(jié)構(gòu)簡單，資源有限，往往一人身兼數(shù)職。因此，業(yè)務(wù)職能的專業(yè)化程度較低，食品采購最終被置于次要地位。

2、兼顧成本與質(zhì)量

小型企業(yè)缺乏大型企業(yè)所具備的市場影響力和規(guī)模經(jīng)濟(jì)，很難獲得低價(jià)資源。同時(shí)還面臨著商品價(jià)格和運(yùn)輸費(fèi)用的波動(dòng)，因此很難在保持一定質(zhì)量的同時(shí)控制成本。

3、跟上消費(fèi)者的需求

中小企業(yè)還需要緊貼新的消費(fèi)趨勢，以保持競爭力。這必定會(huì)增加產(chǎn)品組合的復(fù)雜性，以及開發(fā)成本。

同時(shí)，企業(yè)面臨著滿足消費(fèi)者日益增長的衛(wèi)生和環(huán)境需求的壓力。越來越多的消費(fèi)者希望產(chǎn)品及其供應(yīng)鏈的可追溯性更有保障。

4、供應(yīng)鏈中斷的問題

麥肯錫在 2020 年第二季度進(jìn)行的一項(xiàng)調(diào)查顯示，73% 的供應(yīng)鏈高級(jí)管理人員遇到了供應(yīng)商庫方面的問題，75% 則面臨生產(chǎn)和分銷方面的問題。

在目前的情況下，邊境封鎖、工廠關(guān)閉導(dǎo)致供應(yīng)中斷，全球供應(yīng)鏈的脆弱性顯而易見。被迫更換供應(yīng)商會(huì)影響產(chǎn)品的穩(wěn)定供應(yīng)，企業(yè)可能不得不為此重新設(shè)計(jì)菜單或產(chǎn)品目錄。

5、掌握不同市場的法規(guī)和安全標(biāo)準(zhǔn)

食品法規(guī)、食品安全標(biāo)準(zhǔn)以及進(jìn)出口法律會(huì)定期更新，從海外供應(yīng)商采購產(chǎn)品的人員因此面臨更大的負(fù)擔(dān)。通常需要準(zhǔn)備大量的文書材料和報(bào)告，很容易混亂，整理也非常耗時(shí)，特別是在涉及多個(gè)市場的情況下。

然而，機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存。加拿大商業(yè)發(fā)展銀行的數(shù)據(jù)顯示 ，中小企業(yè)用于采購原材料或服務(wù)的資金通常占其銷售額的 45% 至 65%²。因此，精簡食品采購流程可大幅削減企業(yè)的成本。

三、招助您優(yōu)化采購流程

1、利用標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序 (SOP) 建立架構(gòu)

恰當(dāng)?shù)牟少徚鞒虒?duì)于小型企業(yè)而言大有裨益。企業(yè)不一定需要斥資購買最先進(jìn)的電子采購軟件或預(yù)測規(guī)劃軟件，但要建立清晰的采購流程。

操作起來可以非常簡單。例如，將所有采購訂單妥善存檔，核對(duì)訂單與到貨和發(fā)票是否一致。企業(yè)密切監(jiān)測庫存情況，制定相應(yīng)的采購和收貨流程，可以更有效地掌控庫存。還可以考慮將合同條款和產(chǎn)品規(guī)格細(xì)節(jié)納入記錄中，以便日后參考。

2、采購戰(zhàn)略與商業(yè)目標(biāo)保持一致

制定一個(gè)目標(biāo)明確、符合企業(yè)市場定位的采購戰(zhàn)略。例如，如果企業(yè)定位是低成本提供商，那么降低成本就是采購戰(zhàn)略中的優(yōu)先事項(xiàng)。

同理，如果您的重點(diǎn)是客戶滿意度，質(zhì)量則是選擇供應(yīng)商的關(guān)鍵指標(biāo)。而如果企業(yè)核心優(yōu)勢是向市場推出新產(chǎn)品，那么交貨期和創(chuàng)新便至關(guān)重要。

無論短期和長期戰(zhàn)略如何，總要留出靈活的空間，以滿足不斷變化的消費(fèi)者需求。使用 ABC 分析 等方法定期分析庫存，有助您確定核心產(chǎn)品，并通過調(diào)整優(yōu)先級(jí)或引入新產(chǎn)品線，更有效地管理成本。

3、善用技術(shù)，優(yōu)化資源

自動(dòng)化技術(shù)和商業(yè)數(shù)據(jù)能幫助我們更直觀地了解庫存狀態(tài)，優(yōu)化采購計(jì)劃，減少浪費(fèi)。不妨考慮投資應(yīng)用數(shù)字采購系統(tǒng)，有助于根據(jù)客戶需求和現(xiàn)有庫存規(guī)劃采購預(yù)測或提出采購建議。

此外也有一些成本更低的選擇，例如微軟 Excel 就提供了一些基礎(chǔ)的內(nèi)置模板，可用于跟蹤庫存和采購、評(píng)價(jià)供應(yīng)商、分析趨勢等。

另一個(gè)值得探索的方向是將采購工作轉(zhuǎn)移至網(wǎng)上。過去，貿(mào)易展會(huì)是結(jié)識(shí)新供應(yīng)商的場所。但如今，正如消費(fèi)者轉(zhuǎn)向網(wǎng)購，B2B 貿(mào)易平臺(tái) 也提供了便捷可靠的方式，方便企業(yè)尋找新產(chǎn)品和供應(yīng)商。

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4、打造強(qiáng)大的供應(yīng)商庫，控制質(zhì)量和成本

強(qiáng)有力的供應(yīng)商合作關(guān)系頗有裨益，可以節(jié)省企業(yè)的時(shí)間和資源。在多個(gè)地域市場中尋找供應(yīng)商，實(shí)現(xiàn)多樣化，建立起強(qiáng)勁的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)，從而能游刃有余地應(yīng)對(duì)供應(yīng)中斷的影響。

尋找具有相似目標(biāo)和價(jià)值觀的可靠供應(yīng)商。例如，供應(yīng)商是否有嚴(yán)格的質(zhì)量控制流程？如何處理產(chǎn)品質(zhì)量問題？如何對(duì)待工人？他們過去在按時(shí)交貨方面的表現(xiàn)如何？

一旦找到了合適的供應(yīng)商，專注于建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。與供應(yīng)商保持密切聯(lián)系，長遠(yuǎn)而言有助于降低采購成本。

5、考慮外包采購工作，加速擴(kuò)大規(guī)模

對(duì)較小的企業(yè)而言，采購?fù)獍且粋€(gè)可行的選項(xiàng)。其能提供專業(yè)技能（如運(yùn)營知識(shí)、供應(yīng)商篩選），節(jié)約您的時(shí)間和資源。外包還有助于整合采購，以獲得更優(yōu)惠的價(jià)格，進(jìn)一步節(jié)約成本；還能讓企業(yè)適應(yīng)不斷變化的市場環(huán)境，迅速擴(kuò)大規(guī)模。

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總結(jié)：精簡采購流程可促進(jìn)利潤增長

食品采購是企業(yè)的一項(xiàng)戰(zhàn)略職能。持續(xù)改善此流程，無論是多么微小的改進(jìn)，都有機(jī)會(huì)節(jié)約成本，提升收益。采購是企業(yè)運(yùn)營的支柱，直接影響企業(yè)的利潤和聲譽(yù)，因此采購戰(zhàn)略應(yīng)密切配合商業(yè)目標(biāo)。

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參考資料：

1. https://www.mckinsey.com/business-functions/operations/our-insights/resetting-supply-chains-for-the-next-normal

2. https://www.bdc.ca/en/articles-tools/operations/purchasing/best-practices-buying-goods-services

3. https://www.cips.org/knowledge/procurement-topics-and-skills/operations-management/abc-classification/

（編輯：江同）

（來源：信達(dá)雅Trustana）

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