外貿(mào)郵件中必須注意的細(xì)節(jié)，你忽略了哪些？

【編者按】：本文作者為Daniel李智銳，是一位資深外貿(mào)人，海外客戶駐華采購總監(jiān)。

本來不想寫太細(xì)節(jié)的東西以免束縛了大家的思維，但從近段時(shí)間我收到的供應(yīng)商郵件看，蠻多還存在著這樣那樣的問題，想想可能寫一篇關(guān)于郵件細(xì)節(jié)的文章，應(yīng)該還是挺有必要的。

郵件主題

挺多人對(duì)于主題并不是很在意，但在這個(gè)快節(jié)奏的商業(yè)社會(huì)，尤其是越來越多人用手機(jī)查看郵件的情況下，一個(gè)合適的主題會(huì)更加吸引客戶的關(guān)注，或者說，能幫助客戶決定是否要打開郵件，并且能幫助客戶在未來需要檢索過往郵件的時(shí)候更加容易看到這封郵件。

這里分為兩種情況，一種是相對(duì)熟悉的客戶，一種是陌生的客戶。

相對(duì)熟悉的客戶，在主題中點(diǎn)出正文的大意即可，例如Quotation of A/C from XXX-20131009，例如Oct.2013 Payment Schedule，例如 2nd Order Following Up之類。這里我之所以把日期等數(shù)據(jù)寫上，主要原因還是為了萬一客戶在今后需要review或者檢索過往的郵件能更加容易找到他想要的東西。

假如是相對(duì)陌生的客戶，我看到不少人采用的是把自己的公司名字作為主題，個(gè)人認(rèn)為這種做法不是最好的，除非你篤定客戶看到你的公司名字能聯(lián)想起什么來，不然的話，我還是建議主題中最好包含自己的產(chǎn)品名字。因?yàn)榭蛻裘刻於紩?huì)收到許多來自陌生供應(yīng)商的郵件，掃一眼郵件主題不能發(fā)現(xiàn)這封郵件是和他的生意相關(guān)的，有的人會(huì)直接選擇不看。

發(fā)件人

這里的發(fā)件人指的是當(dāng)客戶收到你郵件的時(shí)候，和主題在一起顯示的發(fā)件人信息。絕大多數(shù)的人都會(huì)設(shè)置為顯示自己的名字，例如Daniel Lee之類，也有一些人不做設(shè)置直接赤裸裸地顯示自己的郵箱地址。我認(rèn)為，在名字后面加上自己的公司名字甚至產(chǎn)品名字效果會(huì)更好一些，因?yàn)榻o客戶發(fā)過郵件的可能有幾十個(gè)Daniel，說實(shí)在話作為客戶有時(shí)候真的很難記住到底這是哪個(gè)Daniel。至于直接顯示郵箱地址的就更不可取了，尤其是那些以sales5，service6等等開頭的。

郵件正文

小年輕在追女神的時(shí)候往往會(huì)用這么一招，打聽女神喜歡看什么書，例如莎士比亞的之類，然后某一天裝作不經(jīng)意地在女神面前背出一句“to be or not to be”，企圖吸引女神的注意力，這叫投其所好。郵件也是一樣的道理，客戶給你回復(fù)的郵件用的是什么字體、什么字號(hào)、怎樣的排版，代表了對(duì)方的偏好，雖說我們不一定就要完全按著客戶的版式來，但至少不要讓客戶看一眼都覺得煩的地步，所有雜亂無章的，大小寫亂來的，字體字號(hào)不統(tǒng)一的，起手還空兩格的，這里一坨紅色那里一堆黃色的，都很難吸引別人閱讀的欲望，更加會(huì)給客戶留下不專業(yè)的印象。至于哪個(gè)字體才是鬼佬眼中屬于好看的，見仁見智，但我猜反正不會(huì)是宋體。

其次，關(guān)于要不要在郵件正文中放圖片或者表格的問題，我的看法是這樣的：

1、陌生客戶就最好不要了，以防被對(duì)方的服務(wù)器當(dāng)成垃圾郵件。

2、已經(jīng)有一定來往的客戶，直接在郵件正文中放圖片或表格，有著非常直觀的效果，但前提是圖片和表格僅僅作為直觀展示的作用，而且表格中的各項(xiàng)匯總數(shù)據(jù)，例如總金額總數(shù)量之類的你全部都做好了，客戶只需要看就行。而那些客戶可能需要另存為或者修改之類的東西，例如報(bào)價(jià)表，就最好還是采用附件的形式。

郵件簽名

我今天剛好收到一封郵件，郵箱是gmail的，簽名只有公司名字，電話和傳真。類似這樣的郵件真的很遺憾，因?yàn)闆]有網(wǎng)址，也沒有可以從后綴找到網(wǎng)址的企業(yè)郵箱，總不能指望客戶去google你的公司名字吧？當(dāng)然了，除非你郵件正文體現(xiàn)出來東西特別吸引人，讓客戶忍不住主動(dòng)去搜索更多關(guān)于你公司的資料。但理論上來說，這種情況不可能出現(xiàn)，因?yàn)榭蛻魭咭谎坂]件就會(huì)很容易得出一個(gè)“這家公司不值得關(guān)注”的結(jié)論，正文都不會(huì)看多兩眼。

至于是否要在簽名檔放郵箱地址的問題，有人可能會(huì)覺得既然客戶收到了我的郵件，那他自然就知道了我的郵箱地址是多少，在簽名檔放的話太多余，但在許多公司，往往郵件會(huì)被轉(zhuǎn)發(fā)來轉(zhuǎn)發(fā)去，有時(shí)候由于某個(gè)人的客戶端設(shè)置問題就會(huì)導(dǎo)致你郵箱地址的消失，反正在簽名檔加個(gè)郵箱地址又不礙事，我們干嘛不把這種可能性直接扼殺在搖籃中？

附件

有些供應(yīng)商發(fā)出去的附件，其命名往往是一堆對(duì)客戶來說毫無意義的東西，例如產(chǎn)品圖片用的是只有自己才能看得懂的產(chǎn)品型號(hào)，或者從相機(jī)導(dǎo)出來的時(shí)候叫什么文件名就用什么文件名。建議：

1、命名要讓對(duì)方能輕易看懂這到底是個(gè)什么文件，假如是測試報(bào)告，是什么產(chǎn)品什么型號(hào)什么時(shí)候的測試報(bào)告。

2、最好做到讓對(duì)方另存為的時(shí)候不再需要更改文件名。

3、郵件正文中最好對(duì)附件有一個(gè)描述，例如attached you would see the quotation, the product picture and test report云云。

最后的最后，稍微總結(jié)一下：

1、發(fā)郵件的目的是要產(chǎn)生效果，試著去站在收信人的角度思考問題，我們才能確保效果的最大化。

2、TOP SALES并不意味著就是能說會(huì)道，讓客戶事無巨細(xì)都能有如沐春風(fēng)的感覺，也是一種重要的特質(zhì)，與人方便，最后總會(huì)給自己帶來方便。

3、處理好郵件的細(xì)節(jié)不一定就能帶來訂單，但一定能讓客戶更好地記住你這個(gè)人。

4、把客戶當(dāng)成傻瓜一樣來對(duì)待，總有一天客戶會(huì)真變成傻瓜一樣離不開你。

【小貼士】：作者微博為：Daniel李智銳；微信號(hào)：daniellzr。

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