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外貿出口制單注意事項及流程

單證是來處理進出境貨物的交付、運輸、保險、商檢、結算等工作的。

外貿出口制單注意事項及流程

單證是來處理進出境貨物的交付、運輸、保險、商檢、結算等工作的。他也是企業(yè)進出口工作的重要組成部分,單證的質量高低,反應了其企業(yè)的管理水平。而且在發(fā)生糾紛,涉及索賠、理賠時,也是處理爭議的依據。那今天,就說說有關“制單”的相關內容。

制單的基本要求

基本要求就是咱們熟知的:“證同相符”、“單證相符”、“單單相符”、“單貨相符”。原則上應做到:“正確、完整、及時、簡明、整潔”。

“證同相符”:信用證與貿易合同相符;

“單證相符”:單據與信用證相符;

“單單相符”:各種單據之間相符;

“單貨相符”:單據中所描述的貨物與實物相符。

在往往的一些制單過程中,經常會出現的信用證日期填錯、發(fā)票和裝箱單上的總箱數填錯、發(fā)票總額填錯、包裝件數與包裝種類、總體積、總毛重、船次等等錯誤現象,所以為了避免此類的情況發(fā)生,那我們就要在處理單證要認真、細心、專業(yè) 。

出口單證的流程

1.客戶詢盤

這個咱們都知道就是客戶在下訂單前,都會有相關的詢盤做以細節(jié)上的了解。

2.報價

回復客戶確定產品、型號、數量、交貨期、付款方式、包裝規(guī)格等一系列的回復。

3.得到訂單

4.下生產訂單

給工廠下訂單,安排生產計劃

5.業(yè)務審批

業(yè)務收到訂單后,首先做出業(yè)務審核表。按“出口合同審核表”的項目填寫,盡可能將各種預計費用都列明。合同審批也需要附上客戶的訂單傳真件,與工廠的收購合同。

6.下達生產通知

在確定交貨期后,就可以下達生產通知,通知工廠按時生產。會有三種需要注意的情況:

L/C付款的客戶:通常情況下是交貨期前1個月確認L/C就已經收到了,就需要業(yè)務員與單證員分別審查信用證,檢查有沒有出現錯誤,有的話就馬上請客戶修改。

T/T付款的客戶:確認定金已到賬

遠期L/C或D/A等付款的客戶(不推薦使用這種方式):需向上級確認批準

7.驗貨

在交貨期前一周通知公司驗貨員驗貨;

若是客戶指定的人員驗貨,就要在交貨期前一周月客戶查貨并將查貨日期告知外貿部門;

指定第三方的驗貨公司或公證行驗貨,要在交貨期前兩周與驗貨公司聯系,預約驗貨時間并通知工廠。

8.備制基本文件單證

在收到客戶正式訂單時,就應該制作出口合同,出口商業(yè)發(fā)票,裝箱單,出口貨物托運單,核銷單,報關單,報關委托書等文件。

9.商檢

應在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單

10.租船訂艙

若是FOB條款,客戶會指定貨代公司,我們就需要盡早和貨代聯系,了解將要安排的出口口岸等情況。

若是由出口方支付運費,那就應該盡早向貨代公司咨詢船期,運價等。

11.安排拖柜

貨物驗好貨后,就委托拖車公司提柜、裝柜。也要給拖車公司傳真以下材料:訂倉確認書,船公司,注明裝柜時間,柜型,數量,裝柜地址,裝船口岸等。

12.委托報關

13.獲得運輸條件

14.準備其他文件

商業(yè)發(fā)票、FORMA原產地證、一般原產地證、裝運通知、裝箱單。

15.交單

16.業(yè)務登記和文件存檔

各種單證的時間順序

通常提單日期時確定各單據日期的關鍵,各單據日期的關系:

(1)發(fā)票日期應在各單據日期之首;

(2)提單日不能超過L/C規(guī)定的裝運期也不得早于L/C的最早裝運期;

(3)保單的簽發(fā)日應早于或等于提單日期(一般早于提單2天),不能早于發(fā)票;

(4)裝箱單應等于或遲于發(fā)票日期,但必須在提單之前;

(5)產地證不早于發(fā)票日期,不遲于提單日;

(6)商檢證日期不晚于提單日期,但也不能大大早于裝運期,尤其是鮮貨,容易變質的商品;

(7)受益人證明:等于或晚于提單日;

(8)裝船通知:等于或晚于提單日后三天;

(9)船公司證明:等于或早于提單日;

(10)匯票日期應晚于提單、發(fā)票等其他單據,但不能晚于L/C的有效期。

(來源:K哥聊出海)

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