料神Sam：外貿(mào)業(yè)務(wù)員怎樣提高工作效率？（上）

和一個同學(xué)聊天，她向我訴說她現(xiàn)在的工作狀態(tài)：

上班時經(jīng)常都是東一榔頭西一棒槌，感覺每天特忙，可是又不明白自己在忙什么。經(jīng)常到離下班還有不到一小時的時候才發(fā)現(xiàn)還有幾封新的郵件還沒有回，還得加小會班。下班路上反省今天上班的收獲和成績，總是慚愧下決心第二天多注冊幾個網(wǎng)站，多整理資料，研究客戶。

我想這種情況的確存在于一些業(yè)務(wù)員身上。那么我就謹以此文給這些朋友一些建議，希望對你們有所收獲。

有人說：人生最寶貴的兩項資產(chǎn)，一個是頭腦，一個是時間。無論你做什么事情，就算不用腦子，也要花費時間。因此，管理時間的水平，決定了你事業(yè)乃至生活的成敗。我們可以估摸算算，每個星期有168小時，其中按照平均睡眠一天8小時算（我嚴重睡眠不足），一周睡覺時間56個小時。有21個小時用于吃飯和休息，剩下的只有91個小時是我們可以自己掌控的。那么每天的這13個小時，你如何運用好，才能讓自己向著最初的目標和方向前進？

每天下班前5分鐘想一下，今天一天都完成了哪些事，沒有完成哪些事。在這過程中，你是否保持著清晰的思路？

從今年六月份開始，公司陸陸續(xù)續(xù)來了幾個新業(yè)務(wù)員。當(dāng)初他們來的時候，公司搞了一系列的新員工培訓(xùn)，我也給他們培訓(xùn)過業(yè)務(wù)開發(fā)和業(yè)務(wù)跟進。

上周的某天傍晚，我如往常一樣在公司里加班，老板一反常態(tài)地拉了把椅子坐到我辦公桌邊，散了根煙，說還沒忙完啊，注意休息身體要緊，別累著。我知道，老板估計有話要找我談。果然隨意寒暄了幾句，老板說幾個新來的業(yè)務(wù)員，來了也有近半年了，業(yè)務(wù)上面還是沒有多少起色，有的甚至還沒有開張。感覺他們平時也沒閑著，每天開發(fā)信也發(fā)的不少，阿里的詢盤有不清楚的也經(jīng)常去問產(chǎn)品知識。但每次例會，問他們在忙些什么，需要他們匯報的時候，他們幾個都說不出很詳細的內(nèi)容。

我能理解，公司的管理者，都是在意過程的同時，更看重結(jié)果。我想他們更多的是通過業(yè)績來判斷自己的員工是否是真正的在忙。換位思考，如果我是領(lǐng)導(dǎo)，我也會不禁考慮，一個業(yè)務(wù)員如果一個月只有兩三萬美金的銷售額，到底能有多忙呢？

之后老板讓我留意辦公室的業(yè)務(wù)員的工作狀態(tài)，并找他們談?wù)?，到底有什么問題。于是我觀察了一周，發(fā)現(xiàn)一些問題：工作效率低下，工作無計劃性，把很多時間是浪費在許多根本不重要或者不必要的事情上。  

我們早上是9點上班，但是我發(fā)現(xiàn)都10點半了，還有一些業(yè)務(wù)員在看騰訊新聞。不得不說，騰訊的新聞彈窗新聞內(nèi)容的確很豐富，羅列了很多熱點新聞。而這些新聞，點了一個之后又會想點下一個。

可能他們覺得，早上剛來沒什么狀態(tài)，先看看新聞過渡一下。不過在職場中還是要注意，凡事要掌握個度。我一般都是隨便看看經(jīng)濟類的，其他娛樂八卦很少看。

另外，我發(fā)現(xiàn)有些人是完美主義者，對于一些不重要的小事，也要力求完美。舉個例子，有個新業(yè)務(wù)員就為了郵件的簽名排版的好看來來回回糾結(jié)，修改了一上午。我實在搞不懂，有那個必要嗎？搞得像是在寫一個復(fù)雜程序的代碼！

另外，很多業(yè)務(wù)員是在被動地工作?？蛻粼儽P來了，就準備回復(fù)詢盤，回復(fù)客戶的郵件。一旦沒有客戶找的時候，就感覺沒事情做了。其實，事情很多，沒有計劃，就不知道從哪里下手。做了計劃之后，就不一樣了，每天都排得滿滿的，維護客戶、跟蹤客戶、寄樣品等，這樣，每天計劃完成，工作也會充實許多。

外貿(mào)業(yè)務(wù)員到底如何提高工作效率？

我們先從總體說說時間分配吧，從一個外貿(mào)業(yè)務(wù)員早晨走進辦公室開始（泡茶，整理桌面略過）

一、先打開網(wǎng)頁查看一下匯率情況，一般以中行或央行為參考。

作為一個外貿(mào)業(yè)務(wù)員，及時了解匯率的動向是很必要的工作。

另外，我一般還要看看國內(nèi)的原材料的價格走向。一般頂多十分鐘可以完成。(比如可以在Ali 的原材料市場頻道或者其他行業(yè)性資訊網(wǎng)站)

二、打開郵件客戶端，再打開客戶跟蹤情況表，查看一下有哪些客戶是已經(jīng)有一段時間沒有聯(lián)系的。（我一般是按照2-3個星期左右的時間）

給他們逐個發(fā)一些問候的郵件，郵件的內(nèi)容根據(jù)不同的對象選擇不同的內(nèi)容。

這么做的好處在于：

1） 和未成交客戶保持聯(lián)系，讓他始終記得你。這點在客戶準備換供應(yīng)商的時候尤為重要，他會第一時間想到你！

持續(xù)地聯(lián)系，給未成交客戶一種感覺，你的服務(wù)很好并且有誠意跟他合作，那么當(dāng)他的老供應(yīng)商出問題的時候，他會給你機會！

拿個找貨代的事情為例。以前我們公司有固定貨代的時候，我們一接到新貨代的自我推薦的電話，都是隨便應(yīng)付幾句，恨不得早點掛電話。后來，公司的貨代出現(xiàn)了問題，決定更換貨代。正好過了兩天，接到一個打過好幾次電話的貨代的來電，于是很高興，約了時間談?wù)劇：髞碡洿^來以后詢問了一下價格和服務(wù)，之后很快就合作起來了。

郵件的內(nèi)容以簡潔、輕描淡寫為主，千萬別寫太長，客戶沒那么多時間看！有些業(yè)務(wù)員，寫開發(fā)信的時候已經(jīng)寫了一堆介紹公司優(yōu)勢如何如何的內(nèi)容，那么跟進的時候根本不需要再寫了！寫多了客戶會反感。大家雖然膚色不同，但人的心理還是有共性的。

Dear XXX,

How are you ? I hope your everything is going well.

I wonder whether you have any pending orders or inquiry recently ?

If so, please contact me with no hesitate, we are sure any of your inquiry will get our prompt attention & reply. Thanks.

Best regards,

XXX

2）和已經(jīng)成交客戶增進關(guān)系，展示服務(wù)！

客戶都喜歡有跟進意識的服務(wù)人員。

設(shè)想一下，當(dāng)你從商場里買了一個不知名品牌的電器，買回來用了一周后突然有個回訪電話，問您使用中是否有任何問題或者不便，您的任何建議都會對今后提升產(chǎn)品的品質(zhì)和服務(wù)起到至關(guān)重要的作用。你會不會感覺有種驚訝，或者說驚喜？不管產(chǎn)品品牌如何，產(chǎn)品體驗如何，起碼服務(wù)應(yīng)該說是比較滿意的。對這個品牌或者制造商內(nèi)心也會打一些分。

其實放到外貿(mào)中是一個道理，有些業(yè)務(wù)員認為出了貨，收了尾款這一單就結(jié)束了。其實，實際情況告訴我，每一次的售后跟進都是客戶決定返單的一個機會。這對加強客戶對你的印象甚至信任，都會起到潛移默化的作用。這樣隨手就能發(fā)的郵件，為什么不做呢？ 郵件的內(nèi)容簡潔為主。

Dear XXX,

Hope this email finds you well.

Have you received the goods ? How do you think ?

I hope you are satisfied with our quality. If any comments, please let me know. Thanks.

Best regards,

XXX

3） 提醒老客戶是否考慮新的訂單計劃

郵件內(nèi)容可以同1），老客戶收到后一般會很快回復(fù)你的郵件，而且有些客戶會告知你具體什么時候會有新的訂單。

三、查看一下每日工作計劃表，看看昨天的工作有哪些沒有完成。

外貿(mào)業(yè)務(wù)是一項連續(xù)性的工作，比較辛苦，但貴在堅持。打個不恰當(dāng)?shù)谋扔?，就像農(nóng)民種莊稼。松土、撒種、施肥、保溫、殺蟲等等每個環(huán)節(jié)都需要去做，等待收獲收割的那一天。

對于昨天沒完成的工作，大致考慮好今天安排在哪個時間完成。然后開始計劃今天的工作內(nèi)容。有些人工作根本沒有計劃性，想到什么做什么。忙得不可開交，客戶卻丟著好幾個月沒有跟進。

這里我想說的是，我們做任何事情，其實都反映出我們的價值觀。打個比方，如果你的想法是迫切希望增加收入，那么我們計劃表中重要的事情就是考慮做一切能夠提高業(yè)績的事情。如果你的想法是保持生活安定，工作給不了你快樂，接單也沒有成就感，那么你工作的大部分內(nèi)容我想是在維護老客戶。

人的一生有很多階段，每個階段的需求都不一樣。所以清楚地知道這個階段的你，最想要的是什么，這個很重要。

按照每天、每周、每月、每季度計劃好工作。

先列清單：

每天先把要做的事情用白紙列一下，然后添加到每日工作計劃表中。根據(jù)事情的性質(zhì)分為四類：重要不緊急，重要且緊急，緊急不重要，既不緊急也不重要。優(yōu)先處理重要且緊急和重要不緊急兩類。

給工作分類，重要不緊急的事情有：開發(fā)新客戶，跟進未成交客戶，研究目標市場，學(xué)習(xí)更多的產(chǎn)品知識，汲取更多業(yè)務(wù)經(jīng)驗，和客戶建立信任，制定銷售計劃和工作目標，改進與供應(yīng)商的關(guān)系，鍛煉身體，好好吃一頓午飯，適當(dāng)休息等（一切對你未來業(yè)績提升有直接關(guān)系的事務(wù)）。重要且緊急：跟客戶談判，催客戶尾款，給意向客戶報價，給客戶做PI，準備樣品（維持你現(xiàn)有的業(yè)績的事務(wù)），完成工作計劃。 緊急不重要：其他部門要求你配合的工作，領(lǐng)導(dǎo)交待的非業(yè)務(wù)性工作。很多事情看似很“緊急”，實際上拖一拖，甚至不辦，也無關(guān)大局。學(xué)會委托或分配這些事務(wù)交給助理、跟單甚至新業(yè)務(wù)員去做。 既不緊急也不重要：娛樂，上網(wǎng)，閑聊，消遣。  

平時把主要時間和精力集中于前兩類事務(wù)，這樣，工作時才是真正有效率。  

一般來說，每天固定花半個小時對一段時間未聯(lián)系的客戶“say hello”下。每天花半個小時時間閱讀一下yahoo國際站的英文新聞，對實事多了解一些，并且當(dāng)做鍛煉閱讀能力。當(dāng)有客戶來拜訪時，在路上，至少你可以多了很多當(dāng)下熱點的話題。

每天半小時至一小時用來回復(fù)老客戶的郵件，簡潔表達清楚即可。把更多的精力用來考慮和研究怎樣去跟進和回復(fù)潛在客戶，力求建立起信任。每天花半小時的時間來研究了解目標市場，對一個目標市場的了解起碼做到市場銷售價格、市場常見品牌、做這個品牌的供應(yīng)商和其分銷商有哪些、銷售渠道有哪些、目標市場上行業(yè)內(nèi)的標桿客戶、主要規(guī)格類型、該國最大的幾個supermarket、該國最主要的一兩個B2B網(wǎng)站等等。

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