外貿(mào)新人應(yīng)該注意的一些郵件小技巧

郵件的群發(fā)和獨(dú)顯

這個(gè)點(diǎn)對(duì)于外貿(mào)新人特別要注意了，很多時(shí)候可能你的疏忽大意就忘記設(shè)置了獨(dú)顯功能而把大量的群發(fā)客戶郵箱都共享給了別人，包括你的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。所以這個(gè)點(diǎn)非常重要，切勿犯這種低級(jí)錯(cuò)誤。

盡量少用全部大寫

在國(guó)外文化里，大寫意指大喊，在投訴的郵件里常見。無端端使用過大寫，是對(duì)對(duì)方很不尊重，很不禮貌的行為。我們想用大寫來特意的突出強(qiáng)調(diào)我們的一些點(diǎn)，可以通過部分的大寫來表達(dá)。

比如：

1, 起強(qiáng)調(diào)作用，比如Please treat it as URGENT. 強(qiáng)調(diào)事件緊急。

2, 醒目，讓客戶注意得到，比如This model is with ONE YEAR'S WARRANTY. 這個(gè)型號(hào)1年保質(zhì)期，突出保質(zhì)期為1年。

注意書寫的標(biāo)點(diǎn)及規(guī)范

這個(gè)書寫標(biāo)點(diǎn)我們經(jīng)常會(huì)忽視，其實(shí)這個(gè)點(diǎn)也是體現(xiàn)我們書寫規(guī)范水平的一個(gè)重要點(diǎn)。比如說逗號(hào)后面要空一格，句點(diǎn)直接連接整句最后一個(gè)單詞，該換行的時(shí)候就得換行，首字母大寫等等。

字體加粗的用法

很多時(shí)候我們總想加粗自己想讓客戶看到的點(diǎn)，而忘記你的郵件是給客戶看的，客戶在乎的是客戶所在乎的內(nèi)容。

請(qǐng)看以下例句：

× To ensure that you receive the goods by your requested date, please arrange the payment as soon as possible.

√ To ensure that you receive the goods by your requested date, please arrange the payment as soon as possible.

客戶肯定想看到是底下的一句，因?yàn)檫@樣體現(xiàn)的是你在為客戶著想。

郵件主題的變動(dòng)

比方話題Inquiry for backpack 是客人發(fā)給你的，那么你回郵件 Re:

(是回復(fù)郵件自動(dòng)生成的格式）后面可以加Re: backpack Offer-20190816 書包報(bào)價(jià)，這樣就有一個(gè)互動(dòng)形式了，客人詢價(jià)，你回復(fù)報(bào)價(jià)。

緊接著：客人回復(fù)：Re: Re: (第二遍回復(fù)了，故兩個(gè)Re:) Backpack Offer-20190816，他要確認(rèn)訂單了，讓你做PI。

那么你可以回復(fù)，去掉一個(gè)Re. 省得郵件主題等會(huì)Reeeee個(gè)不停，Re: Sale Note for Backpack +PI 號(hào)或者PO號(hào)，以此類推，等到比如貨做好了，那么改為Re: Goods are ready for shipment.

這樣當(dāng)客人看到主題，都可以大概的知道到郵件的內(nèi)容。因?yàn)楹芏鄧?guó)外的大客戶確實(shí)是非常忙，如果你能讓他效率變得更高他會(huì)更樂意跟你長(zhǎng)期合作。

注意附件的文件名

郵件多附件的時(shí)候，請(qǐng)?jiān)卩]件里跟客戶溝通清楚，比如你的附件為裝箱單，發(fā)票，產(chǎn)地證明，郵件應(yīng)為：

I am attaching herewith the following documents for your confirmation:

1. Packing list

2. Commercial Invoice

3. Certificate of Origin

圖片命名：

1. Packing list

2. Commercial Invoice

3. Certificate of Origin.

做到及時(shí)回復(fù)

I will revert as soon as I reach my office.

一到公司，會(huì)馬上回復(fù)。

Currently, I'm at the fair. I will get back to you by tomorrow.

現(xiàn)在我在展會(huì)上，明天之前回復(fù)到你。

總而言之，漠視對(duì)方的郵件是不明智的。如果客戶在郵件里有具體明確的要求，即便無法當(dāng)即完成，也應(yīng)該大致告知可以完成/提供的時(shí)間，或者你們當(dāng)前需要做的努力。

不要用太復(fù)雜的語法

永遠(yuǎn)要記得打動(dòng)客人的是真誠(chéng)/易懂的內(nèi)容，而非高級(jí)的語法句子。不同國(guó)家的客戶，郵件風(fēng)格應(yīng)當(dāng)因地而異。

千萬別對(duì)著母語非英語的客戶，尤其中東/南美客戶，說復(fù)雜的長(zhǎng)句。能一句話說明的，別繞來繞去，用高級(jí)句型。

有時(shí)候嘗試用客戶的母語去回復(fù)會(huì)得到不一樣的回復(fù)。

郵件長(zhǎng)短適中

郵件到底是長(zhǎng)而詳盡，還是精短扼要。

其實(shí)正常情況下，根據(jù)客戶的郵件風(fēng)格是最好的。倘若客戶很熱情，喜歡和你在郵件開頭寒暄打招呼，郵件內(nèi)容也會(huì)很細(xì)致答復(fù)你，那你的郵件風(fēng)格可以與他一致，讓他覺得你也很熱情。而非對(duì)方花了很多時(shí)間寫郵件給你，你回復(fù)ok, will do，不要讓客人覺得是熱臉貼冷屁股。

有時(shí)候客戶惜字如金，且直奔主題，那你也應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明精要的去回復(fù)他要的內(nèi)容。

恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)束語

期待對(duì)方回郵：（如下表達(dá)供你參考）

1.  Look forward to hearing from you soon / meeting you next Tuesday.

2.   I'm looking forward to your reply.

3. We look forward to a successful working relationship in the future.

4. Please advise as necessary.

5. I would appreciate your immediate attention to this matter.

提醒對(duì)方如需幫助，請(qǐng)告知：（如下表達(dá)供你參考）

1. If I can be of assistance, please do not hesitate to contact me.

2. If you require any further information, feel free to contact me.

3. If you require any further information, let me know.

4.  Please feel free to contact me if you need any further information.

5.   Please let me know if you have any questions.

6.   I hope the above is useful to you.

7.  Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.

8.  Please contact me if there are any problems.

9.  Let me know if you need anything else

10. Drop me a line if I can do anything else for you.

（來源：漢可外貿(mào)）
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