郵件寫不好？12個(gè)小技巧教你掌握郵件寫作的正確方式

郵件仍然是銷售人員常用的一種溝通方式，且多達(dá)50%的消費(fèi)者也更喜歡通過郵件接收優(yōu)惠信息。然而，消費(fèi)科技公司Edison Software最近的一項(xiàng)調(diào)查顯示，74%的消費(fèi)者因數(shù)量爆棚的郵件而不堪重負(fù)，有時(shí)還會(huì)因此錯(cuò)過一些重要的郵件。而作為營銷人員，如果想讓收件人真正閱讀你的郵件，你又該怎么做呢？

為避免你的郵件最終落入郵件垃圾箱中，或者在收件箱里保持未讀狀態(tài)，你必須學(xué)習(xí)一些高效的郵件寫作技巧，從而讓人們真正閱讀你的郵件。以下是你需要考慮的12種寫作技巧，也許它們會(huì)給你帶來想要的結(jié)果

技巧1——?jiǎng)?chuàng)建有吸引力的郵件標(biāo)題

通過創(chuàng)建一個(gè)有吸引力的、讓人想要更深入了解的郵件標(biāo)題，郵件被閱讀的機(jī)會(huì)也會(huì)隨之大大增加。

如今，人們在發(fā)現(xiàn)促銷活動(dòng)信息方面非常敏銳，所以一個(gè)有針對性又吸引人的好標(biāo)題才能讓該封郵件實(shí)現(xiàn)其真正價(jià)值。

當(dāng)然，你的郵件標(biāo)題也要盡量簡短。如果你的郵件標(biāo)題行有8個(gè)詞或者更多，那么在屏幕較小的移動(dòng)設(shè)備上，標(biāo)題行的部分文字會(huì)被隱去，而你就難以將標(biāo)題的訊息完整傳達(dá)給收件人。

技巧2——內(nèi)容保持簡明易懂

在你起草了一個(gè)殺手級的郵件標(biāo)題之后，你就通過了讓收件人打開郵件的第一階段。

現(xiàn)在，你需要簡明扼要地將郵件內(nèi)容毫不費(fèi)力地傳遞給忙碌的收件人，如果內(nèi)容枯燥無聊，你的收件人馬上就會(huì)拒絕再閱讀剩余的郵件內(nèi)容。

請謹(jǐn)記你的郵件主題，不要在同一封郵件中涵蓋其他主題。如果你還有其他主題，請將其作為另外的郵件發(fā)送給你的收件人。

有時(shí)候，你無法避免書寫長篇郵件。在這種情況下，你至少要保證郵件易于閱讀，這意味著你的郵件需要注意以下這幾點(diǎn)：

?內(nèi)容應(yīng)該要分段，并且嘗試分列小標(biāo)題

?創(chuàng)建項(xiàng)目符號列表

?用粗體突出顯示重要部分

?避免使用專業(yè)術(shù)語，郵件內(nèi)容應(yīng)該盡可能保持通俗易懂

依照以上這幾點(diǎn)，收件人在閱讀你的郵件內(nèi)容時(shí)會(huì)更加輕松。事實(shí)上，當(dāng)人們閱讀郵件這樣的文本內(nèi)容時(shí)，他們只會(huì)花20%的時(shí)間用于處理內(nèi)容，而80%的時(shí)間都在移動(dòng)眼睛快速瀏覽文本。

技巧3——重視郵件開頭第一句話

你的收件人會(huì)在看完郵件標(biāo)題和郵件開頭第一句話之后做出是否繼續(xù)閱讀的關(guān)鍵決定。而為了說服他們繼續(xù)往下閱讀，你的第一句話必須做到引人入勝。

許多手機(jī)不僅會(huì)顯示郵件標(biāo)題，而且還會(huì)在人們打開任何文件之前預(yù)覽文本的前幾個(gè)單詞。

最近的一項(xiàng)調(diào)查顯示，55%的人會(huì)通過移動(dòng)設(shè)備打開電子郵件，這就使得你的開頭第一句話變得更加重要。

技巧4——保持真誠，不要硬推銷

大多數(shù)人都遭受著郵件量爆滿的困擾，所以，放棄那些硬性推銷和直接促銷方式吧。你應(yīng)該在郵件中解釋清楚聯(lián)系收件人的原因，你所能提供的產(chǎn)品、服務(wù)或福利，以及他們將如何從中受益。

請記住，你是在為一個(gè)問題提供解決方案。你應(yīng)該誠實(shí)表達(dá)意圖，讓他們相信自己的確需要你的幫助。

技巧5——郵件內(nèi)容個(gè)性化

事實(shí)上，那些通用類郵件都不會(huì)被點(diǎn)開閱讀。因此，你需要試著聯(lián)系你的潛在顧客，了解他們的相關(guān)信息并在郵件中用到這些信息。

當(dāng)收到一些私人的、有意義的事物時(shí)，它們會(huì)更有可能引起人們的共鳴。發(fā)送郵件也是一樣，人們想要知道你是在一對一跟他們對話。

在郵件中給出相關(guān)信息表明你知道自己在表達(dá)些什么，以及收件對象是誰，這會(huì)為你的郵件增添更多的價(jià)值。

郵件內(nèi)容個(gè)性化包括在郵件標(biāo)題行中使用收件人的姓名，這通常是一個(gè)卓有成效的做法。

技巧6——給予一定的激勵(lì)

現(xiàn)實(shí)是，不管郵件內(nèi)容有多么給力，大多數(shù)人并不會(huì)因?yàn)槭盏酱黉N郵件而感到興奮，這就是為什么有時(shí)候你需要提供一些激勵(lì)措施。

激勵(lì)措施可以是提供免費(fèi)試用服務(wù)、產(chǎn)品折扣或?yàn)橛嗛喭ㄓ嵑唸?bào)的人提供服務(wù)折扣，這也就為你的收件人提供了進(jìn)一步閱讀的理由。

技巧7——優(yōu)化郵件署名部分

大多數(shù)人對郵件署名部分并不在意，這使得它成為郵件營銷中一個(gè)被低估的工具。

一個(gè)包含發(fā)件人姓名、頭銜、公司Logo和聯(lián)系信息的通用署名其實(shí)毫無作用，所以不要盲目跟從，充分利用署名部分也能夠推動(dòng)銷售。

你可以做的是：在署名部分提供相關(guān)文章和視頻的鏈接、推薦你的社媒賬號以及你所提供的產(chǎn)品或服務(wù)。

技巧8——優(yōu)化郵件附言部分

與署名部分類似，郵件附言部分的效果同樣被營銷人員所低估。事實(shí)上，一份良好的附言同樣具有增加點(diǎn)擊率和轉(zhuǎn)化率的潛力。

附言部分允許你推廣一些與郵件其余部分沒有直接關(guān)系的產(chǎn)品或服務(wù)，它還可以吸引讀者的注意力，并且可以起到鼓勵(lì)讀者再次瀏覽你的郵件的作用。

例如，如果你了解收件人的信息，你可以通過提及他們的一些信息來實(shí)現(xiàn)更個(gè)性化的接觸方式，或者你也可以分享一些公司的成就。

技巧9——潤色郵件正文

眾所周知，錯(cuò)誤的語法和拼寫錯(cuò)誤極其容易讓人分心。垃圾郵件的語法錯(cuò)誤是出了名的，你應(yīng)該避免自己的郵件也被丟到垃圾箱中。

如果對自己編輯的內(nèi)容沒有信心，你可以借助一些工具和服務(wù)來幫助潤色文章，Grammarly和Handmadewritings等校對和編輯工具都可以幫助你避免一些常見的錯(cuò)誤。

第一印象至關(guān)重要，所以在發(fā)送郵件之前你應(yīng)該再三校對郵件內(nèi)容。

技巧10——拋棄表情符號

你會(huì)想通過表情符號結(jié)束郵件來展現(xiàn)自己的親和力嗎？如果是，請三思而后行。

雖然笑臉符號更有利于公司的內(nèi)部溝通，但接觸潛在顧客是一個(gè)全新的游戲。

近來發(fā)表在《社會(huì)心理與人格科學(xué)》雜志上的一項(xiàng)研究表明，在工作場合使用笑臉符號并不會(huì)增加人們對溫暖的感知，反而會(huì)降低人們對工作能力的感知。

這與人們碰面時(shí)的真實(shí)微笑的作用截然相反。所以，不要讓表情符號給收件人留下你不是稱職傳播者的印象，請?zhí)^使用表情符號。

技巧11——加強(qiáng)郵件內(nèi)容設(shè)計(jì)

郵件營銷的目標(biāo)是吸引你的收件人，而正如人們所知，僅使用文本內(nèi)容并不總是足夠有效的。如果在整體布局中插入圖片能夠讓郵件更吸引眼球，你不妨考慮這么做。

但請記住，圖片只能補(bǔ)充其他有價(jià)值的內(nèi)容。你可以利用視覺傳播技能來獲得想要的回應(yīng)，從而讓讀者從頭到尾都感覺到自己參與其中。

你也可以讓視覺元素可以點(diǎn)擊，這樣就能把你的讀者引向你的產(chǎn)品或服務(wù)頁面。

技巧12——使用郵件追蹤軟件

得益于近來的技術(shù)革新，追蹤軟件使得營銷人員知曉收件人打開郵件的時(shí)間成為可能。

當(dāng)收件人打開郵件或單擊其中一個(gè)鏈接時(shí)，你將會(huì)收到通知。隨后你就可以通過電話直接聯(lián)系對方來增加銷售機(jī)會(huì)。你可以嘗試一下，看看這種方法是否能帶來更多的銷售。

請記住，郵件只是你的第一個(gè)接觸點(diǎn)，你并不是要在郵件中做成一筆買賣。成功的郵件營銷應(yīng)該會(huì)帶來進(jìn)一步的交流，例如電話交談或面對面的會(huì)議。

以一個(gè)讀者易于回答且無需花費(fèi)太多時(shí)間的問題結(jié)束郵件才是合理的做法，不要用太多問題淹沒讀者的興趣，一個(gè)足矣。

與此同時(shí)，你也需要注意保持溝通的一致性。

如果你代表一個(gè)品牌，人們會(huì)對你寄予厚望。請確保你的郵件符合這些期望值，并盡可能從好的方面來刻畫自己的公司。

總結(jié)

上述所有技巧簡單易行，不要求營銷人員具備任何特殊的技能。希望這12個(gè)技巧能夠幫助你的郵件從大量被忽視或“永不見天日”的郵件中脫穎而出。

【小貼士】郵件營銷在海外接受度很高，但如果做不好就會(huì)很吃虧。如果你想要利用郵件營銷維護(hù)客戶關(guān)系、提高銷售額，不妨先通過專業(yè)機(jī)構(gòu)來尋求全面高效的郵件營銷服務(wù)。點(diǎn)擊立即體驗(yàn)>>

（編譯/雨果網(wǎng) 陳小如）