2020年伊始,新型冠狀病毒突如其來,全國人民眾志成城打起了一場沒有硝煙的戰(zhàn)爭。為配合全國防疫工作,不少企業(yè)都選擇在家遠(yuǎn)程辦公。相關(guān)數(shù)據(jù)顯示,春節(jié)結(jié)束后的第一個(gè)工作周,就有超過兩億職場人在家辦公。在家辦公確實(shí)在很大程度上緩解了疫情的壓力,但反過來也增加了企業(yè)管理的難度,讓很多沒有遠(yuǎn)程辦公經(jīng)驗(yàn)的企業(yè)束手無策。
實(shí)際上,遠(yuǎn)程辦公在科技公司中早就習(xí)以為常,青云QingCloud 就是其中身經(jīng)百戰(zhàn)的一個(gè)。青云的員工一半以上都是研發(fā)工程師、架構(gòu)師等技術(shù)崗位,有著十分濃厚的工程師文化;青云的員工遍布北京、上海、深圳、武漢、成都等 19 座城市,多數(shù)團(tuán)隊(duì)都需要異地協(xié)同辦公。
基于此,青云QingCloud 在遠(yuǎn)程辦公方面積累了很多成熟經(jīng)驗(yàn),希望能夠在這個(gè)特殊時(shí)期分享給大家,為更多企業(yè)提升效率、恢復(fù)生產(chǎn)貢獻(xiàn)自己的一份力量。
一、高效的團(tuán)隊(duì)管理
面對未知的遠(yuǎn)程工作環(huán)境,不少企業(yè)管理者最大的擔(dān)心是團(tuán)隊(duì)管理和工作效率問題,認(rèn)為在線遠(yuǎn)程辦公“無法監(jiān)督員工”,員工會“順其自然”地懶惰、拖延、摸魚。
其實(shí)換個(gè)角度思考問題,企業(yè)在這個(gè)特殊時(shí)期,最重要的是提升組織效率和團(tuán)隊(duì)凝聚力。
首先我們需要正視遠(yuǎn)程辦公面臨的一些問題:比如,因?yàn)闊o法面對面,管理和溝通效率會有所下降;缺少集中辦公的工作氛圍,員工心態(tài)上容易滑入懶惰的溫床,難以專注高效地工作;員工身處不同的工作空間,不確定的干擾因素過多,項(xiàng)目協(xié)同和時(shí)效把控變得異常困難。
針對以上問題,結(jié)合青云QingCloud 多年遠(yuǎn)程辦公的經(jīng)驗(yàn),給大家三個(gè)簡單有效的解決方案:
1、管理者需要調(diào)整心態(tài)
“看不到≠不放心”,傳統(tǒng)監(jiān)管不可取,管理者應(yīng)注重培養(yǎng)員工的自驅(qū)力,通過明確的目標(biāo)和目標(biāo)拆解增強(qiáng)員工對工作的認(rèn)同感和使命感。
此外,也需要多一些真誠的“小套路”,例如,開工“儀式感”要足,約定時(shí)間一起上線,分享假期收獲和工作規(guī)劃;關(guān)注員工的身心健康,增加工作以外的溝通,確保員工有一個(gè)積極的工作心態(tài);
2、工作進(jìn)度管理需要更細(xì)粒度
工作規(guī)劃、任務(wù)分派、節(jié)點(diǎn)匯報(bào),都需要明確第一責(zé)任人并由專人跟進(jìn),有進(jìn)展第一時(shí)間同步消息,有緊急事件直接 1v1 電話溝通或者安排電話會議,做到“件件有落實(shí),事事有回音”;團(tuán)隊(duì)成員的匯報(bào)與總結(jié)盡量以書面渠道展開,避免口頭低效率傳達(dá);
3、建立例會和日報(bào)制度
形成早會(當(dāng)日工作規(guī)劃)、晚會(當(dāng)日回顧盤點(diǎn))和日報(bào)(當(dāng)天文字工作總結(jié))制度,這樣一來就使得組織內(nèi)信息公開透明,成員間更“啰嗦”,團(tuán)隊(duì)就更牢固,還能防止工作“撞車”。
二、一些必備的工具
疫情拐點(diǎn)未至,全國復(fù)工潮來臨,遠(yuǎn)程辦公還將在相當(dāng)長的一段時(shí)間內(nèi)成為常態(tài),選擇合適的協(xié)同辦公工具不僅能降低溝通成本,還能提高遠(yuǎn)程辦公效率,幫助企業(yè)打造人性化的協(xié)作流程,并且兼顧信息安全,防止核心數(shù)據(jù)外泄。
結(jié)合青云QingCloud 在遠(yuǎn)程辦公工具使用上的經(jīng)驗(yàn),我們列出會議溝通、文檔協(xié)同、項(xiàng)目管理等多種辦公場景下必備的工具及其部署方法:
及時(shí)通訊工具
a. 微信:對外 IM 溝通工具,大多數(shù)人的首選,及時(shí)性較高;
b. 易企聊:對內(nèi)IM溝通工具,青云QingCloud 旗下數(shù)字辦公品牌 workly.ai 推出的企業(yè)級 IM 應(yīng)用,內(nèi)嵌公司架構(gòu)和OA系統(tǒng),可以快速定位溝通對象,無需添加和管理好友,也可秒級啟動“一對一”和“一對多”的協(xié)作溝通管道;能夠獨(dú)立部署,數(shù)據(jù)安全有保障;
會議視頻軟件
小魚易聯(lián)、Zoom,語音流暢度較高,也可實(shí)時(shí)共享屏幕,畫面清晰度較高,保障了會議效率和參與度。
文檔協(xié)同工具
a. 石墨文檔:信息協(xié)作實(shí)時(shí)同步,還可并行編輯文檔,追蹤修改記錄,即時(shí)共享給每位參與者,提升了文檔協(xié)同編輯的效率;
b. Anybox 企業(yè)網(wǎng)盤/內(nèi)容協(xié)作平臺:同樣來自 workly.ai,專有部署更安全,上傳、下載不限速,可以一鍵定向分享,還可以以共享鏈接大范圍廣播傳遞,且支持對每個(gè)文件不同的權(quán)限策略,既能高效傳遞文檔又安全可靠;
項(xiàng)目管理工具
a. Tower:功能比較全面,適應(yīng)業(yè)務(wù)部分不同類型的需求,如市場部專項(xiàng)營銷,可采用看板模型,搭建任務(wù)清單等,像日常長效工作,可采用瀑布流式,按照時(shí)間順序記錄核心信息;
b. GitHub、Gitlab、Trello、Jira、Wiki:研發(fā)和產(chǎn)品部門一般會通過 Gitlab 和 Github 進(jìn)行代碼管理和協(xié)同,采用 Trello 進(jìn)行任務(wù)管理,通過 Jira 進(jìn)行 bug 管理,利用 Wiki 搭建起內(nèi)部的信息和知識分享平臺;
內(nèi)部管理工具及配置
青云QingCloud 倡導(dǎo)應(yīng)用的云化部署,公司內(nèi)部管理工具 OA、Email 系統(tǒng),包括以上提到的 Anybox 和易企聊都部署在 QingCloud 公有云上,一方面可以解決在家辦公通過公網(wǎng)訪問的需求,另一方面,方便 IT 部門根據(jù)需要快速擴(kuò)容系統(tǒng),更好地應(yīng)對遠(yuǎn)程辦公帶來的變化;
遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)工具及配置
部署在專屬內(nèi)網(wǎng)環(huán)境下的財(cái)務(wù)系統(tǒng)、研發(fā)測試系統(tǒng),需要保障高效且安全地登錄,直接通過公網(wǎng)搭建訪問通路難以保障持續(xù)穩(wěn)定的訪問質(zhì)量。
青云QingCloud 通過光格網(wǎng)絡(luò) SD-WAN 提供的專線服務(wù)無縫對接到公有云專屬 VPC,再通過 VPC 將各終端用戶接入進(jìn)來,在過程中完成身份認(rèn)證、權(quán)限配置等管控配置。這一方案帶來的最大幫助在于對接入網(wǎng)絡(luò)訪問質(zhì)量的優(yōu)化和彈性控制,保障了訪問 VPN 內(nèi)網(wǎng)通暢和信息安全。
三、自我管理小貼士
遠(yuǎn)程辦公環(huán)境下,員工需要克服孤獨(dú)感,以強(qiáng)大的自律克服懶惰和倦怠,希望以下四個(gè)小貼士能夠幫到大家:
1、調(diào)整生物鐘,輕松切換狀態(tài)
上午 8 點(diǎn)按時(shí)起床,晚上 11 點(diǎn)按時(shí)上床,充足的睡眠帶來充足活力,可實(shí)現(xiàn)工作和生活狀態(tài)的輕松切換;
2、堅(jiān)持自律生活,平衡工作與生活
刷牙洗臉換掉睡衣,合理運(yùn)動提高體力,用盡量正裝的“儀式感”喚醒辦公狀態(tài)。按照以前的日常習(xí)慣,合理安排工作和生活事項(xiàng),不沖突,不重疊,分清優(yōu)先級,方可事事有條不紊;
3、打造一個(gè)舒適安靜的工作臺
屏蔽電視聲、聊天聲、做飯聲等等,與家人溝通好不可以接近辦公區(qū)域,包括喊吃飯服務(wù)。每天都把工作臺收拾整潔,干凈又安靜的環(huán)境有利于精力專注;
4、感同身受,互相理解
在不熟悉的遠(yuǎn)程辦公狀態(tài)之下,員工難、老板難,也就難免各自不滿,在此期間,一定要相互理解,培養(yǎng)與同事的默契,以工作成績獲取上司的認(rèn)可。
歸根結(jié)底,遠(yuǎn)程辦公最重要的是增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)中每個(gè)人的參與感、認(rèn)同感和信任感,培養(yǎng)員工自驅(qū)力。當(dāng)下正值疫情特殊時(shí)期,青云QingCloud 希望借此經(jīng)驗(yàn)分享,給那些遠(yuǎn)程辦公初體驗(yàn)的企業(yè)帶去一點(diǎn)幫助。
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